Termini e condizioni di utilizzo di SayFIXED

1. Fornitore e parti

Il servizio SayFIXED è fornito da:

Di seguito nei presenti Termini e condizioni denominato «il Fornitore» o «noi».

Cliente ai sensi del contratto è la persona fisica o giuridica che, nell'ambito della propria attività commerciale o professionale, gestisce un hotel, una casa per ospiti o un'altra struttura ricettiva e crea il profilo della struttura in SayFIXED. Di seguito essa è denominata «l'Hotel» o «Lei».

SayFIXED è offerto esclusivamente per uso professionale. I presenti Termini e condizioni non sono destinati a contratti con consumatori che agiscono al di fuori della propria attività commerciale o professionale.

La persona che crea il profilo dell'hotel dichiara di essere maggiorenne, di agire in nome e per conto dell'Hotel e di avere il potere di vincolarlo ai presenti Termini e condizioni. Il Fornitore può richiedere ulteriori dati o prove del suo potere di rappresentanza.

2. Oggetto e ambito di applicazione

I presenti Termini e condizioni disciplinano i rapporti tra il Fornitore e l'Hotel nell'utilizzo della piattaforma web SayFIXED, accessibile tramite say-fixed.com.

Essi non disciplinano i rapporti tra l'Hotel e i suoi ospiti. L'ospite non diventa parte del presente contratto e non conclude alcun contratto con il Fornitore quando invia una segnalazione tramite codice QR.

Al trattamento dei dati personali per conto dell'Hotel si applica un separato Accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Esso è accettato unitamente ai presenti Termini e condizioni e costituisce parte integrante del rapporto contrattuale.

3. Il servizio SayFIXED

SayFIXED è una piattaforma web attraverso la quale:

• l'ospite può segnalare un problema in una determinata camera o in un determinato locale tramite un codice QR individuale;
• il dipendente dell'Hotel può registrare un problema da lui riscontrato;
• le segnalazioni possono essere assegnate a reparti e responsabili, monitorate per stato e incluse nei rapporti disponibili;
• alla segnalazione possono essere aggiunti una descrizione, fotografie e, facoltativamente, un contatto per il riscontro;
• l'Hotel può gestire camere, utenti, ruoli, reparti e impostazioni nei limiti delle funzionalità disponibili.

L'ospite non crea alcun profilo, non installa alcuna applicazione e non è tenuto a indicare nome, numero di prenotazione o dati di contatto.

Al caricamento di una fotografia la piattaforma rimuove i metadati disponibili relativi alla posizione e al dispositivo prima che la fotografia venga memorizzata.

L'interfaccia destinata agli ospiti e l'interfaccia destinata agli utenti dell'Hotel sono disponibili nelle lingue supportate dalla piattaforma.

Il servizio è fornito come servizio software (SaaS). L'Hotel non riceve una copia del software, il codice sorgente né il diritto di installare la piattaforma sulla propria infrastruttura.

4. Richiesta, registrazione e conclusione del contratto

L'invio di una richiesta tramite il modulo presente sul sito costituisce esclusivamente una manifestazione di interesse a ricevere informazioni o ad avviare un periodo di prova gratuito. Esso non comporta la conclusione del contratto, l'attivazione del periodo di prova né il sorgere di un obbligo di pagamento.

Successivamente alla richiesta il Fornitore può inviare un link di conferma all'indirizzo e-mail aziendale indicato. Il clic su tale link conferma l'indirizzo e-mail e consente l'accesso alla pagina di creazione del profilo dell'hotel, ma di per sé non determina la conclusione di alcun contratto.

Il contratto si conclude quando la persona, sulla pagina di creazione del profilo dell'hotel:

• inserisce i dati richiesti per il profilo;
• crea un nome utente oppure utilizza l'indirizzo e-mail indicato e imposta una password;
• seleziona una casella separata, non preselezionata, con la quale accetta i presenti Termini e condizioni e l'Accordo sul trattamento dei dati personali;
• conferma di aver preso visione dell'Informativa sulla privacy; e
• preme il pulsante di creazione dell'hotel.

Il periodo di prova inizia nel momento della creazione con esito positivo del profilo dell'hotel e della registrazione dell'accettazione.

Il Fornitore conserva la prova dell'accettazione, compresi la versione dei documenti accettati, la data e l'ora, il profilo e l'hotel ai quali l'accettazione si riferisce, nonché i dati tecnici necessari ai fini dell'attestazione e della sicurezza.

Il link di conferma è valido 72 ore. Dopo la sua scadenza può essere emesso un nuovo link.

Prima dell'attivazione di un piano a pagamento l'Hotel fornisce i dati completi del soggetto che sarà parte del contratto a pagamento e destinatario delle fatture, compresi la denominazione legale, il numero di registrazione, l'indirizzo, il Paese, il numero di partita IVA, ove applicabile, e l'indirizzo e-mail per la fatturazione.

5. Periodo di prova gratuito

Il periodo di prova gratuito è concesso alle seguenti condizioni:

• durata: due mesi dalla creazione del profilo dell'hotel;
• ambito: fino a 20 camere attive in un'unica struttura;
• non è richiesta alcuna carta di pagamento;
• non è dovuto alcun canone di abbonamento né alcun corrispettivo iniziale;
• non è previsto alcun passaggio automatico a un piano a pagamento;
• il periodo di prova è concesso una sola volta per ciascuna struttura.

Il Fornitore può rifiutare o interrompere il periodo di prova in caso di abuso accertato, di dati non veritieri forniti, di nuova registrazione della medesima struttura allo scopo di ottenere un ulteriore periodo gratuito o di altra violazione sostanziale.

Alla scadenza del periodo di prova, qualora non sia stato attivato un piano a pagamento:

• nel giorno della scadenza è sospeso l'invio di nuove segnalazioni, sia da parte degli ospiti tramite i codici QR sia da parte dei dipendenti dell'Hotel;
• l'accesso degli utenti dell'Hotel alla piattaforma è mantenuto per ulteriori 14 giorni di calendario, affinché l'Hotel possa completare le attività relative alle segnalazioni già inviate ed esportare i propri dati;
• entro tale termine l'Hotel può attivare un piano a pagamento e proseguire l'attività senza perdita di dati;
• alla scadenza dei 14 giorni l'accesso alla piattaforma cessa. I dati dell'Hotel sono conservati e non vengono cancellati automaticamente.

L'Hotel può in qualsiasi momento richiedere l'esportazione o la cancellazione dei propri dati all'indirizzo e-mail indicato nella sezione 18. La cancellazione è effettuata entro 30 giorni di calendario dal ricevimento della richiesta.

Il Fornitore può cancellare i dati di un Hotel privo di contratto in essere previa comunicazione scritta via e-mail e concessione di un termine per riscontro non inferiore a 30 giorni di calendario.

Fermo restando quanto precede, la piattaforma applica automaticamente i termini di conservazione impostati dall'Hotel nelle proprie impostazioni: i dati di contatto degli ospiti sono resi anonimi e le fotografie allegate sono eliminate alla scadenza del rispettivo termine. Tali termini operano per l'intero periodo di conservazione, anche dopo la cessazione dell'accesso.

6. Piani e prezzi

I piani, i prezzi e i servizi inclusi in vigore sono pubblicati su say-fixed.com e costituiscono parte del contratto. Un piano a pagamento è attivato soltanto previa espressa conferma da parte dell'Hotel.

I piani sono determinati principalmente in base al numero di camere attive in un'unica struttura. Per «camera attiva» si intende una camera per la quale esiste un codice QR attivo e tramite la quale è possibile inviare segnalazioni.

Salvo che sulla pagina dei prezzi o in un'offerta individuale sia espressamente indicato diversamente, i piani standard non limitano il numero di segnalazioni, di utenti e di reparti.

Il piano Small Stay è destinato a un singolo hotel indipendente, a una casa per ospiti o ad altra piccola struttura con una capienza complessiva fino a 20 camere. Esso può essere scelto direttamente, senza previa approvazione individuale. Il piano non comprende integrazioni specifiche, sviluppi su commessa o servizi esterni alle funzionalità standard.

Qualora il numero di camere attive superi il limite del piano prescelto, l'Hotel deve passare al piano superiore applicabile. Il Fornitore può limitare l'attivazione di ulteriori camere fino alla modifica del piano.

Integrazioni specifiche, sviluppi, stampa, consegna di materiali fisici e altri servizi aggiuntivi sono oggetto di accordo separato.

Non è addebitato alcun corrispettivo iniziale di configurazione per i piani standard.

7. IVA, fatturazione e pagamento

I prezzi sono espressi in euro e sono indicati al netto dell'IVA, salvo che sia espressamente indicato diversamente. L'IVA è addebitata quando e nella misura in cui è applicabile ai sensi della normativa fiscale vigente.

Il pagamento è effettuato anticipatamente esclusivamente mediante bonifico bancario sulla base della fattura emessa:

• per il piano mensile — per il corrispondente periodo mensile successivo;
• per il piano annuale — per l'intero periodo di 12 mesi successivo.

Il termine di pagamento è di sette giorni di calendario dalla data della fattura, salvo che in un'offerta individuale o nella fattura sia espressamente indicato un termine diverso.

Le fatture e le comunicazioni di pagamento possono essere inviate per via elettronica all'indirizzo e-mail indicato dall'Hotel.

In caso di ritardo l'Hotel è tenuto a corrispondere gli interessi legali. Previa comunicazione via e-mail il Fornitore può sospendere in tutto o in parte l'accesso al servizio fino all'integrale pagamento. La sospensione non libera l'Hotel dall'obbligo di corrispondere gli importi già dovuti.

Qualora il ritardo si protragga per oltre 30 giorni di calendario, il Fornitore può risolvere il contratto mediante comunicazione via e-mail.

8. Durata, rinnovo e cessazione

Il contratto relativo al periodo di prova ha durata di due mesi e non si trasforma automaticamente in contratto a pagamento.

Il piano mensile a pagamento è concluso per un mese e si rinnova automaticamente per successivi periodi di un mese fino alla sua cessazione.

Il piano annuale a pagamento è concluso per 12 mesi e si rinnova automaticamente per successivi periodi di 12 mesi, salvo che una delle parti invii un preavviso almeno 30 giorni di calendario prima della fine del periodo annuale in corso.

Ciascuna parte può recedere dal piano mensile con un preavviso di 30 giorni. La cessazione ha effetto alla scadenza del preavviso, ma non prima della fine del periodo già pagato.

L'Hotel può recedere dal piano annuale prima della sua scadenza, ma gli importi anticipati non sono rimborsati, salvo che il recesso sia dovuto a una violazione sostanziale del Fornitore non sanata entro un termine ragionevole dalla comunicazione scritta.

Il Fornitore può recedere da un piano a pagamento con un preavviso di 30 giorni. Qualora il recesso non sia dovuto a una violazione dell'Hotel, il Fornitore rimborsa la quota proporzionale del corrispettivo anticipato relativa al periodo successivo alla cessazione.

Ciascuna parte può risolvere il contratto con effetto immediato in caso di violazione sostanziale dell'altra parte non sanata entro un termine di sette giorni dalla comunicazione scritta. Non è richiesto alcun termine per la sanatoria qualora la violazione crei un rischio immediato per la sicurezza, per i diritti di terzi o per il funzionamento della piattaforma, nonché qualora per sua natura essa non possa essere sanata.

Dopo la cessazione di un contratto a pagamento si applica il regime descritto nella sezione 5: l'invio di nuove segnalazioni è sospeso nel giorno della cessazione, l'accesso degli utenti è mantenuto per ulteriori 14 giorni di calendario per il completamento delle attività e l'esportazione dei dati, dopodiché cessa. I dati sono conservati e sono cancellati su richiesta dell'Hotel o secondo quanto previsto nella sezione 5.

9. Obblighi dell'Hotel

L'Hotel si obbliga:

• a fornire dati veritieri e a mantenerli aggiornati;
• a utilizzare la piattaforma esclusivamente per la propria attività commerciale o professionale;
• a custodire le credenziali di identificazione e le password dei propri utenti;
• a non condividere i profili utente individuali tra persone diverse;
• a disattivare tempestivamente gli utenti che non prestano più attività per esso o che non devono avere accesso;
• a definire ruoli e diritti di accesso adeguati;
• ad apporre e utilizzare i codici QR soltanto per camere e locali di una struttura da esso gestita;
• a non pubblicare i codici QR in modo tale da creare un rischio ingiustificato di abuso;
• a trattare le segnalazioni e i dati degli ospiti in modo conforme alla legge e alla propria informativa sulla privacy;
• a fornire agli ospiti le informazioni necessarie in merito al trattamento dei loro dati personali;
• a non inserire e a non incoraggiare l'inserimento di categorie particolari di dati personali, di dati relativi alla salute, di documenti d'identità, di dati di pagamento o di altre informazioni non necessarie al trattamento di una segnalazione di problema;
• a non utilizzare la piattaforma come sistema di chiamate di emergenza, di vigilanza, di sicurezza antincendio, di assistenza medica o di altre attività di salvataggio;
• a intervenire autonomamente e tempestivamente sulle segnalazioni in funzione della natura del problema e della propria organizzazione interna.

L'Hotel risponde delle azioni dei propri utenti come delle proprie.

Il contrassegno di una segnalazione come «urgente» o «indifferibile» non costituisce garanzia di intervento da parte del Fornitore e non sostituisce il numero di emergenza 112, un servizio di pronto intervento, l'assistenza tecnica, la vigilanza o altro canale appropriato.

10. Utilizzo non consentito e limitazione dell'accesso

Non è consentito:

• l'accesso o il tentativo di accesso a profili e dati di un altro hotel;
• l'elusione di limitazioni, di controlli o di meccanismi di sicurezza;
• il carico automatizzato, la scansione o altra attività che metta a rischio il funzionamento della piattaforma;
• il reverse engineering, la decompilazione, la copia, la rivendita o la messa a disposizione del servizio a terzi al di fuori dell'utilizzo consentito;
• il caricamento o la conservazione di contenuti illeciti, offensivi, minacciosi, ingannevoli o non attinenti alle segnalazioni;
• l'utilizzo del servizio per spam, molestie, frode o raccolta di dati priva di base giuridica;
• l'utilizzo della piattaforma per finalità diverse dalla gestione delle segnalazioni e dei problemi della struttura.

Il Fornitore può rimuovere contenuti specifici, limitare funzionalità o sospendere l'accesso quando ciò sia necessario per la sicurezza, per l'adempimento di un obbligo di legge, per la tutela di terzi o per prevenire una violazione sostanziale.

Qualora il rischio non richieda un intervento immediato, il Fornitore informa l'Hotel e concede un termine ragionevole per la rimozione della violazione. L'accesso può essere ripristinato dopo la rimozione della stessa.

11. Dati personali

Per quanto riguarda i dati personali contenuti nelle segnalazioni degli ospiti e dei dipendenti, nonché i profili utente creati dall'Hotel:

• l'Hotel è titolare del trattamento dei dati personali e determina le finalità, le basi giuridiche, i diritti di accesso e i termini di conservazione;
• il Fornitore è responsabile del trattamento dei dati personali e agisce sulla base di istruzioni documentate dell'Hotel;
• i rapporti sono disciplinati in dettaglio nel separato Accordo sul trattamento dei dati personali.

Per i dati raccolti tramite il sito pubblico, il modulo di richiesta, la comunicazione contrattuale e di fatturazione, le prove dell'accettazione e i propri registri di sicurezza, il Fornitore può essere titolare autonomo del trattamento ai sensi dell'Informativa sulla privacy e del diritto applicabile.

La piattaforma esegue la cancellazione automatizzata dei dati di contatto degli ospiti secondo le impostazioni dell'Hotel e i periodi tecnicamente ammissibili nel sistema.

L'Hotel non deve impartire al Fornitore istruzioni per effettuare trattamenti che violino il diritto applicabile.

12. Dati dell'Hotel, esportazione e cancellazione

L'Hotel conserva i diritti e il controllo sui dati che esso, i suoi utenti e gli ospiti inseriscono nel sistema.

L'Hotel concede al Fornitore un diritto limitato di conservare, trattare, copiare e trasformare tecnicamente tali dati unicamente nella misura necessaria alla prestazione, alla manutenzione e alla protezione del servizio ai sensi del contratto e dell'Accordo sul trattamento dei dati personali.

Durante la vigenza del contratto l'Hotel può utilizzare gli strumenti disponibili per l'esportazione oppure richiedere l'esportazione dei propri dati in un formato di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nella misura in cui i relativi dati e formati siano supportati dalla piattaforma.

Dopo la scadenza o la cessazione:

• l'invio di nuove segnalazioni è sospeso nel giorno della scadenza o della cessazione;
• gli utenti dell'Hotel mantengono l'accesso per la consultazione e l'esportazione per 14 giorni di calendario;
• trascorso tale termine l'accesso alla piattaforma cessa e i dati sono conservati;
• la cancellazione è effettuata su richiesta dell'Hotel entro 30 giorni di calendario oppure secondo quanto previsto nella sezione 5.

La cancellazione riguarda il sistema attivo. Le copie rimaste negli archivi di backup vengono meno per effetto del consueto ciclo di archiviazione.

I registri contrattuali, contabili, di pagamento, di audit e probatori possono essere conservati separatamente per i termini di legge applicabili oppure ai fini dell'accertamento, dell'esercizio e della difesa di pretese legali.

13. Disponibilità, assistenza e modifiche del servizio

Il Fornitore usa la dovuta diligenza affinché il servizio sia disponibile e protetto, ma non garantisce un funzionamento ininterrotto, l'assenza di errori o la compatibilità con qualsiasi dispositivo, browser, rete o servizio esterno.

Non è assunto alcun impegno in merito a una determinata percentuale di disponibilità, a tempi di intervento o a tempi di risoluzione di un problema, salvo che ciò sia espressamente pattuito in un separato accordo scritto.

L'assistenza standard è prestata attraverso i canali di contatto pubblicati sul sito. La pubblicazione di un numero di telefono o di un indirizzo e-mail non costituisce garanzia di risposta immediata.

Sono possibili interruzioni programmate e non programmate per manutenzione, sicurezza, aggiornamento o risoluzione di problemi. Ove praticamente possibile, l'Hotel è informato preventivamente delle interruzioni programmate aventi impatto sostanziale.

Il Fornitore può sviluppare e modificare la piattaforma, compresi il suo design, la sua organizzazione e la sua realizzazione tecnica. Delle modifiche che eliminano una funzionalità standard sostanziale l'Hotel è informato preventivamente, salvo quando la modifica sia immediatamente necessaria in ragione di un requisito di legge o di un rischio per la sicurezza.

14. Responsabilità

SayFIXED è uno strumento per la ricezione, l'assegnazione e il monitoraggio delle segnalazioni. La piattaforma non risolve i problemi, non svolge l'assistenza tecnica della struttura, non verifica se i dipendenti siano intervenuti e non sostituisce l'organizzazione, il personale, le procedure o il controllo dell'Hotel.

L'Hotel è integralmente responsabile per:

• l'esame delle segnalazioni e l'intervento sulle stesse;
• l'efficienza tecnica e la sicurezza della struttura;
• le azioni e le omissioni dei propri dipendenti e appaltatori;
• i rapporti, la comunicazione ed eventuali pretese degli ospiti;
• le decisioni assunte sulla base delle informazioni presenti nella piattaforma.

Nella massima misura consentita dal diritto applicabile, il Fornitore non risponde di danni diretti o indiretti, di mancati guadagni, di perdita di ricavi, di interruzione dell'attività, di perdita di reputazione, di perdita o danneggiamento di dati, di pretese degli ospiti o di altre conseguenze connesse all'utilizzo o all'impossibilità di utilizzo di SayFIXED.

Il Fornitore non risponde delle conseguenze causate da:

• configurazione o utilizzo non corretti da parte dell'Hotel;
• dati non aggiornati o non veritieri;
• password e codici QR condivisi o compromessi;
• azioni di ospiti, dipendenti o terzi;
• problemi di connettività internet, dei dispositivi, dei browser o di fornitori esterni;
• inosservanza dei presenti Termini e condizioni o delle istruzioni d'uso.

Nulla nella presente sezione esclude o limita la responsabilità che non può essere esclusa o limitata in forza di una disposizione di legge imperativa, compresa la responsabilità per dolo o colpa grave.

15. Proprietà intellettuale

La piattaforma, il codice sorgente, il design, le banche dati, la documentazione, la denominazione e i segni distintivi SayFIXED e tutti i diritti connessi appartengono al Fornitore o ai rispettivi titolari dei diritti.

Per la durata del contratto l'Hotel ottiene un diritto limitato, non esclusivo, non trasferibile e revocabile di utilizzare la piattaforma per la propria attività e per le strutture incluse nel relativo piano.

Non è trasferito alcun diritto sul software, sul marchio o su altri beni di proprietà intellettuale.

L'Hotel garantisce di disporre dei diritti necessari sulle denominazioni, sui loghi, sulle fotografie e sugli altri materiali da esso forniti. Esso concede al Fornitore un diritto limitato di utilizzarli per la configurazione della piattaforma e per la creazione di materiali e codici QR per la relativa struttura.

L'utilizzo del nome o del logo dell'Hotel quale referenza pubblica di cliente o a fini pubblicitari avviene soltanto previo separato consenso.

16. Modifiche dei Termini e condizioni e dei prezzi

Il Fornitore può modificare i Termini e condizioni in caso di modifica del servizio, del modello commerciale, dei fornitori utilizzati o della normativa applicabile.

Delle modifiche sostanziali l'Hotel è informato via e-mail almeno 30 giorni di calendario prima della loro entrata in vigore. In caso di disaccordo, l'Hotel può risolvere il contratto entro la data di entrata in vigore delle modifiche.

Le modifiche imposte dalla legge, da una prescrizione vincolante di un'autorità competente o da un rischio immediato per la sicurezza possono entrare in vigore in un termine più breve. L'Hotel è informato il prima possibile.

I nuovi prezzi si applicano:

• per il piano mensile — non prima di 30 giorni dalla comunicazione;
• per il piano annuale — a decorrere dal periodo annuale successivo, salvo che le parti convengano espressamente diversamente.

La versione in vigore è pubblicata su say-fixed.com con la data e il numero di versione.

17. Diritto applicabile, controversie e comunicazioni

Al contratto e ai presenti Termini e condizioni si applica la legislazione della Repubblica di Bulgaria.

Le parti compiono sforzi in buona fede per risolvere in via negoziale la controversia insorta. In mancanza di accordo, la controversia è deferita alla decisione del tribunale bulgaro competente secondo le norme processuali applicabili.

Le comunicazioni tra le parti possono essere inviate agli indirizzi e-mail indicati nel profilo e nella sezione 18. L'Hotel è tenuto a mantenere aggiornato un indirizzo e-mail di contatto e di fatturazione.

Qualora una singola disposizione sia dichiarata nulla o inapplicabile, ciò non pregiudica l'efficacia delle restanti disposizioni. Le parti la sostituiscono con una disposizione ammissibile che realizzi nella massima misura possibile la sua finalità originaria.

I Termini e condizioni sono pubblicati in lingua bulgara, inglese, tedesca, francese, italiana, spagnola e russa. In caso di divergenza tra le traduzioni prevale la versione bulgara.

18. Contatti