Términos y condiciones de uso de SayFIXED

1. Proveedor y partes

El servicio SayFIXED es prestado por:

En lo sucesivo, en los presentes Términos y condiciones, «el Proveedor» o «nosotros».

Es cliente en virtud del contrato la persona física o jurídica que, en el marco de su actividad comercial o profesional, explota un hotel, una casa de huéspedes u otro establecimiento de alojamiento y crea un perfil del establecimiento en SayFIXED. En lo sucesivo se la denomina «el Hotel» o «usted».

SayFIXED se ofrece exclusivamente para uso profesional. Los presentes Términos y condiciones no están destinados a contratos con consumidores que actúen fuera de su actividad comercial o profesional.

La persona que crea el perfil del hotel declara que es mayor de edad, que actúa en nombre del Hotel y que está facultada para vincularlo a los presentes Términos y condiciones. El Proveedor podrá solicitar datos o pruebas adicionales sobre su poder de representación.

2. Objeto y ámbito de aplicación

Los presentes Términos y condiciones regulan las relaciones entre el Proveedor y el Hotel en el uso de la plataforma web SayFIXED, accesible a través de say-fixed.com.

No regulan las relaciones entre el Hotel y sus huéspedes. El huésped no adquiere la condición de parte en el presente contrato ni celebra contrato alguno con el Proveedor cuando presenta un aviso mediante un código QR.

Al tratamiento de datos personales por cuenta del Hotel se aplica un Acuerdo de tratamiento de datos personales independiente, con arreglo al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679. Dicho acuerdo se acepta junto con los presentes Términos y condiciones y constituye parte inseparable de la relación contractual.

3. El servicio SayFIXED

SayFIXED es una plataforma web a través de la cual:

• el huésped puede comunicar un problema en una habitación o dependencia concreta mediante un código QR individual;
• el empleado del Hotel puede registrar un problema detectado por él;
• los avisos pueden asignarse a departamentos y responsables, someterse a seguimiento por estado e incluirse en los informes disponibles;
• al aviso pueden añadirse una descripción, fotografías y, con carácter facultativo, un contacto para la respuesta;
• el Hotel puede gestionar habitaciones, usuarios, roles, departamentos y ajustes en el marco de la funcionalidad disponible.

El huésped no crea perfil, no instala aplicación alguna y no está obligado a indicar nombre, número de reserva ni datos de contacto.

Al cargarse una fotografía, la plataforma elimina los metadatos existentes de ubicación y de dispositivo antes de que la fotografía sea almacenada.

La interfaz para los huéspedes y la interfaz para los usuarios del Hotel están disponibles en los idiomas admitidos por la plataforma.

El servicio se presta como software como servicio (SaaS). El Hotel no recibe copia del software, ni el código fuente, ni derecho a instalar la plataforma en infraestructura propia.

4. Solicitud, registro y celebración del contrato

El envío de una solicitud a través del formulario del sitio web constituye únicamente la manifestación del deseo de recibir información o de iniciar un período de prueba gratuito. No conlleva la celebración de un contrato, la activación del período de prueba ni el nacimiento de obligación de pago alguna.

Tras la solicitud, el Proveedor podrá enviar un enlace de confirmación a la dirección de correo electrónico profesional indicada. Al pulsar dicho enlace se confirma la dirección de correo electrónico y se concede acceso a la página de creación del perfil del hotel, pero ello por sí solo no celebra el contrato.

El contrato se celebra cuando la persona, en la página de creación del perfil del hotel:

• introduce los datos requeridos del perfil;
• crea un nombre de usuario o utiliza el correo electrónico indicado y establece una contraseña;
• marca una casilla independiente, no premarcada, de aceptación de los presentes Términos y condiciones y del Acuerdo de tratamiento de datos personales;
• confirma haber tomado conocimiento de la Política de privacidad; y
• pulsa el botón de creación del hotel.

El período de prueba comienza en el momento de la creación satisfactoria del perfil del hotel y del registro de la aceptación.

El Proveedor conserva prueba de la aceptación, incluidas la versión de los documentos aceptados, la fecha y la hora, el perfil y el hotel a los que se refiere la aceptación, así como los datos técnicos necesarios a efectos de acreditación y seguridad.

El enlace de confirmación tiene una validez de 72 horas. Una vez expirado, podrá emitirse un nuevo enlace.

Antes de la activación de un plan de pago, el Hotel facilita los datos completos de la persona que será parte en el contrato de pago y destinataria de las facturas, incluidos la denominación jurídica, el número de registro, la dirección, el país, el número de IVA cuando resulte aplicable y el correo electrónico de facturación.

5. Período de prueba gratuito

El período de prueba gratuito se concede en las siguientes condiciones:

• duración: dos meses desde la creación del perfil del hotel;
• alcance: hasta 20 habitaciones activas en un solo establecimiento;
• no se exige tarjeta de pago;
• no se adeuda cuota de suscripción ni cuota inicial;
• no se produce paso automático a un plan de pago;
• el período de prueba se concede una sola vez por establecimiento.

El Proveedor podrá denegar o resolver el período de prueba en caso de abuso constatado, de datos falsos facilitados, de nuevo registro del mismo establecimiento con el fin de obtener un nuevo período gratuito o de otro incumplimiento sustancial.

Tras la expiración del período de prueba, si no se ha activado un plan de pago:

• el día de la expiración se suspende la presentación de nuevos avisos, tanto por parte de los huéspedes mediante los códigos QR como por parte de los empleados del Hotel;
• el acceso de los usuarios del Hotel a la plataforma se mantiene durante 14 días naturales más, para que el Hotel pueda concluir el trabajo sobre los avisos ya presentados y exportar sus datos;
• dentro de ese plazo, el Hotel podrá activar un plan de pago y continuar trabajando sin pérdida de datos;
• transcurridos los 14 días, el acceso a la plataforma se extingue. Los datos del Hotel se conservan y no se suprimen automáticamente.

El Hotel podrá solicitar en cualquier momento la exportación o la supresión de sus datos en la dirección de correo electrónico indicada en la sección 18. La supresión se lleva a cabo en un plazo máximo de 30 días naturales desde la recepción de la solicitud.

El Proveedor podrá suprimir los datos de un Hotel que no tenga contrato en vigor, previa notificación escrita por correo electrónico y con un plazo de reacción no inferior a 30 días naturales.

Con independencia de lo anterior, la plataforma aplica automáticamente los plazos de conservación establecidos por el Hotel en sus ajustes: los datos de contacto de los huéspedes se anonimizan y las fotografías adjuntas se eliminan una vez transcurrido el plazo correspondiente. Estos plazos operan durante todo el período de conservación, incluso tras la extinción del acceso.

6. Planes y precios

Los planes, los precios y los servicios incluidos vigentes están publicados en say-fixed.com y forman parte del contrato. Un plan de pago se activa únicamente previa confirmación expresa del Hotel.

Los planes se determinan fundamentalmente en función del número de habitaciones activas en un solo establecimiento. Se entiende por «habitación activa» aquella habitación que dispone de un código QR activo y a través de la cual pueden presentarse avisos.

Salvo que en la página de precios o en una oferta individual se indique expresamente otra cosa, los planes estándar no limitan el número de avisos, usuarios ni departamentos.

El plan Small Stay está destinado a un único hotel independiente, casa de huéspedes u otro establecimiento pequeño con una capacidad total de hasta 20 habitaciones. Puede seleccionarse directamente, sin aprobación individual previa. El plan no incluye integraciones específicas, desarrollos a medida ni servicios ajenos a la funcionalidad estándar.

Si el número de habitaciones activas supera el límite del plan elegido, el Hotel deberá pasar al plan superior aplicable. El Proveedor podrá restringir la activación de habitaciones adicionales mientras no se modifique el plan.

Las integraciones específicas, los desarrollos, la impresión, el suministro de materiales físicos y otros servicios adicionales se acuerdan por separado.

No se cobra cuota inicial de configuración en los planes estándar.

7. IVA, facturación y pago

Los precios se expresan en euros y se indican sin IVA, salvo que se señale expresamente lo contrario. El IVA se repercute cuando y en la medida en que resulte aplicable conforme a la legislación fiscal vigente.

El pago se efectúa por anticipado, únicamente por transferencia bancaria, sobre la base de una factura emitida:

• en el plan mensual, por el correspondiente período mensual siguiente;
• en el plan anual, por la totalidad del período de 12 meses siguiente.

El plazo de pago es de siete días naturales desde la fecha de la factura, salvo que en una oferta individual o en la factura se indique expresamente otro plazo.

Las facturas y las comunicaciones de pago podrán enviarse por vía electrónica a la dirección de correo electrónico indicada por el Hotel.

En caso de mora, el Hotel adeuda el interés legal. Previa notificación por correo electrónico, el Proveedor podrá suspender total o parcialmente el acceso al servicio hasta el pago íntegro. La suspensión no libera al Hotel de la obligación de abonar los importes ya devengados.

Si la mora se prolonga más de 30 días naturales, el Proveedor podrá resolver el contrato mediante notificación por correo electrónico.

8. Duración, renovación y resolución

El contrato correspondiente al período de prueba tiene una duración de dos meses y no se convierte automáticamente en contrato de pago.

El plan de pago mensual se celebra por un mes y se renueva automáticamente por sucesivos períodos de un mes hasta su resolución.

El plan de pago anual se celebra por 12 meses y se renueva automáticamente por sucesivos períodos de 12 meses, salvo que alguna de las partes remita un preaviso con una antelación mínima de 30 días naturales al término del período anual en curso.

Cada parte podrá resolver el plan mensual con un preaviso de 30 días. La resolución surte efecto una vez transcurrido el preaviso, pero no antes del término del período ya abonado.

El Hotel podrá resolver el plan anual antes de su vencimiento, pero los importes anticipados no se reembolsan, salvo que la resolución obedezca a un incumplimiento sustancial del Proveedor que no haya sido subsanado en un plazo razonable tras notificación escrita.

El Proveedor podrá resolver el plan de pago con un preaviso de 30 días. Si la resolución no obedece a un incumplimiento del Hotel, el Proveedor reembolsa la parte proporcional de la contraprestación anticipada correspondiente al período posterior a la resolución.

Cada parte podrá resolver el contrato de forma inmediata en caso de incumplimiento sustancial de la otra parte que no haya sido subsanado en un plazo de siete días tras notificación escrita. No se exige plazo de subsanación cuando el incumplimiento genere un riesgo inmediato para la seguridad, para los derechos de terceros o para el funcionamiento de la plataforma, así como cuando, por su naturaleza, no pueda ser subsanado.

Tras la resolución de un contrato de pago se aplica el régimen descrito en la sección 5: la presentación de nuevos avisos se suspende el día de la resolución, el acceso de los usuarios se mantiene durante 14 días naturales más para concluir el trabajo y exportar los datos, tras lo cual se extingue. Los datos se conservan y se suprimen a solicitud del Hotel o conforme a lo previsto en la sección 5.

9. Obligaciones del Hotel

El Hotel se obliga a:

• facilitar datos veraces y mantenerlos actualizados;
• utilizar la plataforma exclusivamente para su actividad comercial o profesional;
• custodiar las credenciales y las contraseñas de sus usuarios;
• no compartir perfiles de usuario individuales entre distintas personas;
• desactivar oportunamente a los usuarios que ya no trabajen para él o que no deban tener acceso;
• asignar roles y derechos de acceso adecuados;
• colocar y utilizar los códigos QR únicamente para habitaciones y dependencias de un establecimiento que explote;
• no publicar los códigos QR de un modo que genere un riesgo injustificado de uso indebido;
• tratar los avisos y los datos de los huéspedes de forma lícita y conforme a su propia política de privacidad;
• facilitar a los huéspedes la información necesaria sobre el tratamiento de sus datos personales;
• no introducir ni fomentar la introducción de categorías especiales de datos personales, datos de salud, documentos de identidad, datos de pago u otra información que no sea necesaria para la tramitación de un aviso de un problema;
• no utilizar la plataforma como sistema de llamadas de emergencia, de seguridad, de protección contra incendios, de asistencia médica u otras actividades de salvamento;
• reaccionar de forma autónoma y oportuna a los avisos, según la naturaleza del problema y su propia organización interna.

El Hotel responde de las actuaciones de sus usuarios como de las suyas propias.

La marcación de un aviso como «urgente» o «inaplazable» no constituye garantía de reacción por parte del Proveedor y no sustituye al teléfono 112, a los servicios de emergencia, al servicio técnico, a la seguridad ni a ningún otro canal adecuado.

10. Uso no permitido y limitación del acceso

No se permite:

• el acceso o el intento de acceso a perfiles y datos de otro hotel;
• la elusión de restricciones, controles o mecanismos de seguridad;
• la carga automatizada, el escaneo u otra actividad que ponga en peligro el funcionamiento de la plataforma;
• la ingeniería inversa, la descompilación, la copia, la reventa o la puesta a disposición del servicio a terceros fuera del uso permitido;
• la carga o el almacenamiento de contenidos ilícitos, ofensivos, amenazantes, engañosos o no relacionados con los avisos;
• el uso del servicio para el envío de spam, el acoso, el fraude o la recopilación de datos sin base jurídica;
• el uso de la plataforma con fines distintos de la gestión de avisos y problemas en el establecimiento.

El Proveedor podrá retirar contenidos concretos, limitar funcionalidades o suspender el acceso cuando ello resulte necesario por motivos de seguridad, para el cumplimiento de una obligación legal, para la protección de terceros o para evitar un incumplimiento sustancial.

Cuando el riesgo no exija una reacción inmediata, el Proveedor notifica al Hotel y le concede un plazo razonable para subsanar el incumplimiento. El acceso podrá restablecerse una vez subsanado.

11. Datos personales

Respecto de los datos personales contenidos en los avisos de huéspedes y de empleados, así como respecto de los perfiles de usuario creados por el Hotel:

• el Hotel es responsable del tratamiento de los datos personales y determina los fines, las bases jurídicas, los derechos de acceso y los plazos de conservación;
• el Proveedor es encargado del tratamiento de los datos personales y actúa siguiendo instrucciones documentadas del Hotel;
• la relación se regula de forma detallada en el Acuerdo de tratamiento de datos personales independiente.

Respecto de los datos recogidos a través del sitio web público, del formulario de solicitud, de la comunicación contractual y de facturación, de las pruebas de aceptación y de sus propios registros de seguridad, el Proveedor podrá ser responsable del tratamiento independiente, con arreglo a la Política de privacidad y al Derecho aplicable.

La plataforma ejecuta la supresión automatizada de los datos de contacto de los huéspedes conforme a los ajustes del Hotel y a los períodos técnicamente admisibles en el sistema.

El Hotel no debe instruir al Proveedor para que lleve a cabo tratamientos que infrinjan el Derecho aplicable.

12. Datos del Hotel, exportación y supresión

El Hotel conserva los derechos y el control sobre los datos que él, sus usuarios y los huéspedes introducen en el sistema.

El Hotel concede al Proveedor un derecho limitado a almacenar, tratar, copiar y transformar técnicamente dichos datos únicamente en la medida necesaria para la prestación, el mantenimiento y la protección del servicio conforme al contrato y al Acuerdo de tratamiento de datos personales.

Durante la vigencia del contrato, el Hotel podrá utilizar los medios de exportación disponibles o solicitar la exportación de sus datos en un formato de uso común y lectura mecánica, en la medida en que los datos y los formatos correspondientes estén admitidos por la plataforma.

Tras la expiración o la resolución:

• la presentación de nuevos avisos se suspende el día de la expiración o de la resolución;
• los usuarios del Hotel conservan el acceso de consulta y exportación durante 14 días naturales;
• transcurrido ese plazo, el acceso a la plataforma se extingue y los datos se conservan;
• la supresión se lleva a cabo a solicitud del Hotel en un plazo máximo de 30 días naturales o conforme a lo previsto en la sección 5.

La supresión comprende el sistema activo. Las copias que permanezcan en los archivos de respaldo desaparecen mediante el ciclo habitual de copias de seguridad.

Los registros contractuales, contables, de pago, de auditoría y probatorios podrán conservarse por separado durante los plazos legales aplicables o a efectos de la formulación, el ejercicio y la defensa de reclamaciones.

13. Disponibilidad, soporte y cambios en el servicio

El Proveedor emplea la diligencia debida para que el servicio esté disponible y protegido, pero no garantiza un funcionamiento ininterrumpido, la ausencia de errores ni la compatibilidad con todo dispositivo, navegador, red o servicio externo.

No se asume compromiso alguno sobre un porcentaje concreto de disponibilidad, un tiempo de reacción o un tiempo de resolución de una incidencia, salvo que se haya pactado expresamente en un acuerdo escrito independiente.

El soporte estándar se presta a través de los canales de contacto publicados en el sitio web. La publicación de un teléfono o de un correo electrónico no constituye garantía de respuesta inmediata.

Son posibles interrupciones programadas y no programadas por motivos de mantenimiento, seguridad, actualización o resolución de incidencias. Cuando resulte materialmente posible, se notificará previamente al Hotel las interrupciones programadas con repercusión sustancial.

El Proveedor podrá desarrollar y modificar la plataforma, incluidos su diseño, su organización y su realización técnica. Respecto de toda modificación que suprima una funcionalidad estándar esencial, se notificará previamente al Hotel, salvo cuando la modificación resulte necesaria de forma inmediata por una exigencia legal o por un riesgo para la seguridad.

14. Responsabilidad

SayFIXED es una herramienta para la recepción, la asignación y el seguimiento de avisos. La plataforma no subsana problemas, no presta servicio técnico en el establecimiento, no controla si los empleados han reaccionado y no sustituye a la organización, al personal, a los procedimientos ni al control del Hotel.

El Hotel asume íntegramente la responsabilidad por:

• la revisión de los avisos y la reacción ante ellos;
• el buen estado técnico y la seguridad del establecimiento;
• las acciones y omisiones de sus empleados y contratistas;
• las relaciones, la comunicación y las eventuales reclamaciones de los huéspedes;
• las decisiones adoptadas sobre la base de la información contenida en la plataforma.

En la máxima medida permitida por el Derecho aplicable, el Proveedor no responde por daños directos o indirectos, lucro cesante, pérdida de ingresos, interrupción de la actividad, pérdida de reputación, pérdida o deterioro de datos, reclamaciones de huéspedes u otras consecuencias relacionadas con el uso o la imposibilidad de uso de SayFIXED.

El Proveedor no responde por las consecuencias causadas por:

• una configuración o un uso incorrectos por parte del Hotel;
• datos desactualizados o inexactos;
• contraseñas y códigos QR compartidos o comprometidos;
• actuaciones de huéspedes, empleados o terceros;
• problemas en la conectividad a internet, en los dispositivos, en los navegadores o en proveedores externos;
• el incumplimiento de los presentes Términos y condiciones o de las instrucciones de uso.

Nada de lo dispuesto en la presente sección excluye ni limita la responsabilidad que no pueda excluirse ni limitarse en virtud de una norma legal imperativa, incluida la responsabilidad por dolo o culpa grave.

15. Propiedad intelectual

La plataforma, el código fuente, el diseño, las bases de datos, la documentación, la denominación y los signos SayFIXED, así como todos los derechos conexos, pertenecen al Proveedor o a los respectivos titulares de derechos.

Durante la vigencia del contrato, el Hotel obtiene un derecho limitado, no exclusivo, intransferible y revocable de uso de la plataforma para su propia actividad y para los establecimientos incluidos en el plan correspondiente.

No se transfieren derechos sobre el software, la marca u otros objetos de propiedad intelectual.

El Hotel garantiza que dispone de los derechos necesarios sobre las denominaciones, los logotipos, las fotografías y demás materiales facilitados por él. Concede al Proveedor un derecho limitado a utilizarlos para la configuración de la plataforma y para la creación de materiales y códigos QR del establecimiento correspondiente.

El uso del nombre o del logotipo del Hotel como referencia pública de cliente o en publicidad solo se realiza previo consentimiento independiente.

16. Modificaciones de los Términos y condiciones y de los precios

El Proveedor podrá modificar los Términos y condiciones en caso de cambios en el servicio, en el modelo comercial, en los proveedores utilizados o en la legislación aplicable.

Respecto de las modificaciones sustanciales, se notificará al Hotel por correo electrónico con una antelación mínima de 30 días naturales a su entrada en vigor. Si no está de acuerdo, el Hotel podrá resolver el contrato hasta la fecha de entrada en vigor de las modificaciones.

Las modificaciones impuestas por la ley, por una instrucción vinculante de una autoridad competente o por un riesgo inmediato para la seguridad podrán entrar en vigor en un plazo más breve. Se notificará al Hotel a la mayor brevedad posible.

Los nuevos precios se aplican:

• en el plan mensual, no antes de 30 días desde la notificación;
• en el plan anual, a partir del siguiente período anual, salvo que las partes pacten expresamente otra cosa.

La versión vigente se publica en say-fixed.com con la fecha y el número de versión.

17. Derecho aplicable, controversias y comunicaciones

Al contrato y a los presentes Términos y condiciones se aplica la legislación de la República de Bulgaria.

Las partes realizarán esfuerzos de buena fe para resolver mediante negociación toda controversia que surja. De no alcanzar un acuerdo, la controversia se someterá a la resolución del tribunal búlgaro competente conforme a las normas procesales aplicables.

Las comunicaciones entre las partes podrán enviarse a las direcciones de correo electrónico indicadas en el perfil y en la sección 18. El Hotel está obligado a mantener actualizado un correo electrónico de contacto y de facturación.

Si una disposición concreta fuera declarada nula o inaplicable, ello no afectará a la eficacia de las restantes disposiciones. Las partes la sustituirán por una disposición admisible que alcance en la mayor medida posible su finalidad inicial.

Los Términos y condiciones se publican en búlgaro, inglés, alemán, francés, italiano, español y ruso. En caso de discrepancia entre las traducciones, prevalece la versión búlgara.

18. Contacto