Общи условия за ползване на SayFIXED

1. Доставчик и страни

Услугата SayFIXED се предоставя от:

По-нататък в тези Общи условия „Доставчикът“ или „ние“.

Клиент по договора е физическото или юридическото лице, което в рамките на своята търговска или професионална дейност стопанисва хотел, къща за гости или друг обект за настаняване и създава профил на обекта в SayFIXED. По-нататък то се нарича „Хотелът“ или „Вие“.

SayFIXED се предлага само за професионално ползване. Настоящите Общи условия не са предназначени за договори с потребители, които действат извън своята търговска или професионална дейност.

Лицето, което създава хотелския профил, декларира, че е пълнолетно, действа от името на Хотела и има право да го обвърже с настоящите Общи условия. Доставчикът може да поиска допълнителни данни или доказателства за представителната му власт.

2. Предмет и обхват

Настоящите Общи условия уреждат отношенията между Доставчика и Хотела при използването на уеб платформата SayFIXED, достъпна чрез say-fixed.com.

Те не уреждат отношенията между Хотела и неговите гости. Гостът не става страна по този договор и не сключва договор с Доставчика, когато подава сигнал чрез QR код.

За обработването на лични данни от името на Хотела се прилага отделно Споразумение за обработване на лични данни по чл. 28 от Регламент (ЕС) 2016/679. То се приема заедно с настоящите Общи условия и е неразделна част от договорните отношения.

3. Услугата SayFIXED

SayFIXED е уеб платформа, чрез която:

• гост може да съобщи за проблем в конкретна стая или помещение чрез индивидуален QR код;
• служител на Хотела може да регистрира установен от него проблем;
• сигналите могат да бъдат разпределяни по отдели и отговорници, проследявани по статус и включвани в наличните справки;
• към сигнала могат да бъдат добавени описание, снимки и по желание контакт за обратна връзка;
• Хотелът може да управлява стаи, потребители, роли, отдели и настройки в рамките на наличната функционалност.

Гостът не създава профил, не инсталира приложение и не е длъжен да посочва име, номер на резервация или контактни данни.

При качване на снимка платформата премахва наличните метаданни за местоположение и устройство, преди снимката да бъде съхранена.

Гостският интерфейс и интерфейсът за потребителите на Хотела са достъпни на поддържаните от платформата езици.

Услугата се предоставя като софтуерна услуга (SaaS). Хотелът не получава копие от софтуера, изходния код или право да инсталира платформата на собствена инфраструктура.

4. Заявка, регистрация и сключване на договора

Изпращането на заявка чрез формата на сайта представлява единствено заявено желание за получаване на информация или за започване на безплатен пробен период. То не води до сключване на договор, активиране на пробния период или възникване на задължение за плащане.

След заявката Доставчикът може да изпрати връзка за потвърждение на посочения служебен имейл. Натискането на тази връзка потвърждава имейл адреса и предоставя достъп до страницата за създаване на хотелски профил, но само по себе си не сключва договор.

Договорът се сключва, когато лицето на страницата за създаване на хотелски профил:

• въведе изисканите данни за профила;
• създаде потребителско име или използва посочения имейл и зададе парола;
• маркира отделна, предварително немаркирана отметка, че приема настоящите Общи условия и Споразумението за обработване на лични данни;
• потвърди, че се е запознало с Политиката за поверителност; и
• натисне бутона за създаване на хотела.

Пробният период започва в момента на успешно създаване на хотелския профил и регистриране на приемането.

Доставчикът съхранява доказателство за приемането, включително версията на приетите документи, датата и часа, профила и хотела, за които се отнася приемането, както и необходимите технически данни за удостоверяване и сигурност.

Връзката за потвърждение е валидна 72 часа. След изтичането ѝ може да бъде издадена нова връзка.

Преди активиране на платен план Хотелът предоставя пълните данни на лицето, което ще бъде страна по платения договор и получател на фактурите, включително юридическо наименование, регистрационен номер, адрес, държава, ДДС номер, когато е приложим, и имейл за фактуриране.

5. Безплатен пробен период

Безплатният пробен период се предоставя при следните условия:

• срок: два месеца от създаването на хотелския профил;
• обхват: до 20 активни стаи в един обект;
• не се изисква платежна карта;
• не се дължи абонаментна или първоначална такса;
• няма автоматично преминаване към платен план;
• пробният период се предоставя еднократно за един обект.

Доставчикът може да откаже или да прекрати пробния период при установена злоупотреба, предоставени неверни данни, повторна регистрация на същия обект с цел получаване на нов безплатен период или друго съществено нарушение.

След изтичане на пробния период, ако не е активиран платен план:

• в деня на изтичане се преустановява подаването на нови сигнали — както от гости чрез QR кодовете, така и от служители на Хотела;
• достъпът на потребителите на Хотела до платформата се запазва още 14 календарни дни, за да може Хотелът да приключи работата по вече подадените сигнали и да изнесе данните си;
• в този срок Хотелът може да активира платен план и да продължи работа без загуба на данни;
• след изтичане на 14-те дни достъпът до платформата се прекратява. Данните на Хотела се запазват и не се заличават автоматично.

Хотелът може по всяко време да поиска износ или заличаване на своите данни на посочения в раздел 18 имейл адрес. Заличаването се извършва в срок до 30 календарни дни от получаване на искането.

Доставчикът може да заличи данните на Хотел без действащ договор след писмено уведомление по имейл и срок за реакция не по-кратък от 30 календарни дни.

Независимо от горното, платформата прилага автоматично сроковете за съхранение, зададени от Хотела в неговите настройки: контактните данни на гостите се анонимизират, а прикачените снимки се изтриват след изтичане на съответния срок. Тези срокове действат през целия период на съхранение, включително след прекратяване на достъпа.

6. Планове и цени

Актуалните планове, цени и включени услуги са публикувани на say-fixed.com и са част от договора. Платен план се активира само след изрично потвърждение от Хотела.

Плановете се определят основно според броя активни стаи в един обект. „Активна стая“ е стая, за която има активен QR код и чрез която могат да се подават сигнали.

Освен когато на ценовата страница или в индивидуална оферта изрично е посочено друго, стандартните планове не ограничават броя сигнали, потребители и отдели.

Планът Small Stay е предназначен за един самостоятелен хотел, къща за гости или друг малък обект с общ капацитет до 20 стаи. Той може да бъде избран директно, без предварително индивидуално одобрение. Планът не включва специфични интеграции, разработки по поръчка или услуги извън стандартната функционалност.

Ако броят активни стаи надхвърли лимита на избрания план, Хотелът трябва да премине към приложим по-висок план. Доставчикът може да ограничи активирането на допълнителни стаи, докато планът не бъде променен.

Специфични интеграции, разработки, печат, доставка на физически материали и други допълнителни услуги се договарят отделно.

Не се начислява първоначална такса за настройка на стандартен план.

7. ДДС, фактуриране и плащане

Цените са в евро и са посочени без ДДС, освен ако изрично е отбелязано друго. ДДС се начислява, когато и доколкото е приложимо съгласно действащото данъчно законодателство.

Плащането се извършва предварително само по банков път въз основа на издадена фактура:

• за месечен план — за съответния предстоящ месечен период;
• за годишен план — за целия предстоящ 12-месечен период.

Срокът за плащане е седем календарни дни от датата на фактурата, освен ако в индивидуална оферта или фактура изрично е посочен друг срок.

Фактурите и съобщенията за плащане могат да бъдат изпращани по електронен път на посочения от Хотела имейл.

При забава Хотелът дължи законната лихва. След уведомяване по имейл Доставчикът може да спре изцяло или частично достъпа до услугата до пълното плащане. Спирането не освобождава Хотела от задължението да заплати вече дължимите суми.

Ако просрочието продължи повече от 30 календарни дни, Доставчикът може да прекрати договора с уведомление по имейл.

8. Срок, подновяване и прекратяване

Договорът за пробен период е със срок два месеца и не преминава автоматично в платен договор.

Месечният платен план се сключва за един месец и се подновява автоматично за последващи едномесечни периоди до прекратяването му.

Годишният платен план се сключва за 12 месеца и се подновява автоматично за последващи 12-месечни периоди, освен ако някоя от страните изпрати предизвестие най-малко 30 календарни дни преди края на текущия годишен период.

Всяка страна може да прекрати месечен план с 30-дневно предизвестие. Прекратяването влиза в сила след изтичане на предизвестието, но не по-рано от края на вече платения период.

Хотелът може да прекрати годишен план преди изтичането му, но предплатените суми не се възстановяват, освен ако прекратяването е поради съществено нарушение на Доставчика, което не е отстранено в разумен срок след писмено уведомление.

Доставчикът може да прекрати платен план с 30-дневно предизвестие. Ако прекратяването не е поради нарушение на Хотела, Доставчикът възстановява пропорционалната част от предплатеното възнаграждение за периода след прекратяването.

Всяка страна може да прекрати договора незабавно при съществено нарушение на другата страна, което не е отстранено в седемдневен срок след писмено уведомление. Не се изисква срок за отстраняване, когато нарушението създава непосредствен риск за сигурността, за правата на трети лица или за работата на платформата, както и когато по естеството си не може да бъде отстранено.

След прекратяване на платен договор се прилага режимът, описан в раздел 5: подаването на нови сигнали се преустановява в деня на прекратяване, достъпът на потребителите се запазва още 14 календарни дни за приключване на работата и износ на данните, след което се прекратява. Данните се запазват и се заличават по искане на Хотела или по реда на раздел 5.

9. Задължения на Хотела

Хотелът се задължава:

• да предоставя верни данни и да ги поддържа актуални;
• да използва платформата единствено за своята търговска или професионална дейност;
• да пази идентификационните данни и паролите на своите потребители;
• да не споделя индивидуални потребителски профили между различни лица;
• своевременно да деактивира потребители, които вече не работят за него или не трябва да имат достъп;
• да определя подходящи роли и права за достъп;
• да поставя и използва QR кодовете само за стаи и помещения в обект, който стопанисва;
• да не публикува QR кодове по начин, който създава неоправдан риск от злоупотреба;
• да обработва сигналите и данните на гостите законосъобразно и съобразно собствената си политика за поверителност;
• да предоставя на гостите необходимата информация за обработването на личните им данни;
• да не въвежда и да не насърчава въвеждането на специални категории лични данни, данни за здраве, документи за самоличност, платежни данни или друга информация, която не е необходима за обработване на сигнал за проблем;
• да не използва платформата като система за спешни повиквания, охрана, пожарна безопасност, медицинска помощ или други животоспасяващи дейности;
• да реагира самостоятелно и своевременно на сигналите според характера на проблема и вътрешната си организация.

Хотелът отговаря за действията на своите потребители като за свои действия.

Отбелязването на сигнал като „спешен“ или „неотложен“ не представлява гаранция за реакция от Доставчика и не замества телефон 112, аварийна служба, техническа поддръжка, охрана или друг подходящ канал.

10. Недопустимо ползване и ограничаване на достъпа

Не се допуска:

• достъп или опит за достъп до профили и данни на друг хотел;
• заобикаляне на ограничения, проверки или механизми за сигурност;
• автоматизирано натоварване, сканиране или друга дейност, която застрашава работата на платформата;
• обратно инженерство, декомпилиране, копиране, препродажба или предоставяне на услугата на трети лица извън разрешеното ползване;
• качване или съхраняване на незаконно, обидно, заплашително, подвеждащо или несвързано със сигналите съдържание;
• използване на услугата за спам, тормоз, измама или събиране на данни без правно основание;
• използване на платформата за цели, различни от управление на сигнали и проблеми в обекта.

Доставчикът може да премахне конкретно съдържание, да ограничи функционалност или да спре достъпа, когато това е необходимо за сигурността, за изпълнение на законово задължение, за защита на трети лица или за предотвратяване на съществено нарушение.

Когато рискът не изисква незабавна реакция, Доставчикът уведомява Хотела и предоставя разумен срок за отстраняване на нарушението. Достъпът може да бъде възстановен след отстраняването му.

11. Лични данни

За личните данни, съдържащи се в сигнали на гости и служители, както и за потребителските профили, създадени от Хотела:

• Хотелът е администратор на лични данни и определя целите, правните основания, правата за достъп и сроковете за съхранение;
• Доставчикът е обработващ лични данни и действа по документирани указания на Хотела;
• отношенията се уреждат подробно в отделното Споразумение за обработване на лични данни.

За данните, събирани чрез публичния сайт, формата за заявка, договорната и фактурната комуникация, доказателствата за приемане и собствените дневници за сигурност, Доставчикът може да бъде самостоятелен администратор съгласно Политиката за поверителност и приложимото право.

Платформата изпълнява автоматизирано заличаване на контактните данни на гостите според настройките на Хотела и технически допустимите периоди в системата.

Хотелът не трябва да указва на Доставчика да извършва обработване, което нарушава приложимото право.

12. Данни на Хотела, износ и заличаване

Хотелът запазва правата и контрола върху данните, които той, неговите потребители и гостите въвеждат в системата.

Хотелът предоставя на Доставчика ограничено право да съхранява, обработва, копира и технически преобразува тези данни единствено доколкото е необходимо за предоставяне, поддържане и защита на услугата съгласно договора и Споразумението за обработване на лични данни.

По време на активния договор Хотелът може да използва наличните средства за износ или да поиска износ на данните си в общоупотребим машинночетим формат, доколкото съответните данни и формати се поддържат от платформата.

След изтичане или прекратяване:

• подаването на нови сигнали се преустановява в деня на изтичане или прекратяване;
• потребителите на Хотела запазват достъп за преглед и износ в продължение на 14 календарни дни;
• след този срок достъпът до платформата се прекратява, а данните се запазват;
• заличаването се извършва по искане на Хотела в срок до 30 календарни дни или по реда на раздел 5.

Заличаването обхваща активната система. Копия, останали в резервни архиви, отпадат чрез обичайния цикъл на архивиране.

Договорни, счетоводни, платежни, одитни и доказателствени записи могат да бъдат съхранявани отделно за приложимите законови срокове или за установяване, упражняване и защита на правни претенции.

13. Наличност, поддръжка и промени в услугата

Доставчикът полага дължимата грижа услугата да бъде достъпна и защитена, но не гарантира непрекъсната работа, липса на грешки или съвместимост с всяко устройство, браузър, мрежа или външна услуга.

Не се поема ангажимент за конкретен процент наличност, време за реакция или време за отстраняване на проблем, освен ако такъв не е уговорен изрично в отделно писмено споразумение.

Стандартната поддръжка се предоставя чрез контактните канали, публикувани на сайта. Публикуването на телефон или имейл не представлява гаранция за незабавен отговор.

Възможни са планирани и непланирани прекъсвания за поддръжка, сигурност, обновяване или отстраняване на проблеми. Когато е практически възможно, Хотелът се уведомява предварително за планирани прекъсвания със съществено отражение.

Доставчикът може да развива и променя платформата, включително нейния дизайн, организация и техническа реализация. За промяна, която премахва съществена стандартна функционалност, Хотелът се уведомява предварително, освен когато промяната е необходима незабавно поради законово изискване или риск за сигурността.

14. Отговорност

SayFIXED е инструмент за приемане, разпределяне и проследяване на сигнали. Платформата не отстранява проблеми, не извършва техническа поддръжка на обекта, не следи дали служителите са реагирали и не замества организацията, персонала, процедурите или контрола на Хотела.

Хотелът носи изцяло отговорността за:

• прегледа и реакцията по сигналите;
• техническата изправност и безопасността на обекта;
• действията и бездействията на своите служители и изпълнители;
• отношенията, комуникацията и евентуалните претенции на гостите;
• решенията, взети въз основа на информацията в платформата.

До максималната степен, допустима от приложимото право, Доставчикът не отговаря за преки или косвени вреди, пропуснати ползи, загуба на приходи, прекъсване на дейността, загуба на репутация, загуба или повреждане на данни, претенции на гости или други последици, свързани с използването или невъзможността за използване на SayFIXED.

Доставчикът не отговаря за последици, причинени от:

• неправилна настройка или използване от Хотела;
• неактуални или неверни данни;
• споделени или компрометирани пароли и QR кодове;
• действия на гости, служители или трети лица;
• проблеми в интернет свързаността, устройствата, браузърите или външни доставчици;
• неспазване на тези Общи условия или указанията за ползване.

Нищо в настоящия раздел не изключва или ограничава отговорност, която не може да бъде изключена или ограничена по силата на императивна законова разпоредба, включително отговорност за умисъл или груба небрежност.

15. Интелектуална собственост

Платформата, изходният код, дизайнът, базите данни, документацията, наименованието и знаците SayFIXED и всички свързани права принадлежат на Доставчика или на съответните правоносители.

За срока на договора Хотелът получава ограничено, неизключително, непрехвърляемо и отменимо право да използва платформата за собствената си дейност и за обектите, включени в съответния план.

Не се прехвърлят права върху софтуера, марката или други обекти на интелектуална собственост.

Хотелът гарантира, че има необходимите права върху предоставените от него наименования, лога, снимки и други материали. Той предоставя на Доставчика ограничено право да ги използва за конфигуриране на платформата и за създаване на материали и QR кодове за съответния обект.

Използване на името или логото на Хотела като публична клиентска референция или в реклама се извършва само след отделно съгласие.

16. Промени в Общите условия и цените

Доставчикът може да променя Общите условия при промяна в услугата, търговския модел, използваните доставчици или приложимото законодателство.

За съществени промени Хотелът се уведомява по имейл най-малко 30 календарни дни преди влизането им в сила. Ако не е съгласен, Хотелът може да прекрати договора до датата на влизане в сила на промените.

Промени, наложени от закон, задължително указание на компетентен орган или непосредствен риск за сигурността, могат да влязат в сила в по-кратък срок. Хотелът се уведомява възможно най-скоро.

Нови цени се прилагат:

• за месечен план — не по-рано от 30 дни след уведомяването;
• за годишен план — от следващия годишен период, освен ако страните изрично уговорят друго.

Актуалната версия се публикува на say-fixed.com с дата и номер на версията.

17. Приложимо право, спорове и съобщения

За договора и настоящите Общи условия се прилага законодателството на Република България.

Страните полагат добросъвестни усилия да решат възникнал спор чрез преговори. Ако не постигнат съгласие, спорът се отнася за решаване от компетентния български съд съгласно приложимите процесуални правила.

Съобщенията между страните могат да бъдат изпращани на посочените в профила и в раздел 18 имейл адреси. Хотелът е длъжен да поддържа актуален имейл за контакт и фактуриране.

Ако отделна разпоредба бъде обявена за недействителна или неприложима, това не засяга действието на останалите разпоредби. Страните я заменят с допустима разпоредба, която в най-голяма степен постига първоначалната ѝ цел.

Общите условия се публикуват на български, английски, немски, френски, италиански, испански и руски език. При различие в преводите водеща е българската версия.

18. Контакт