Условия использования SayFIXED

1. Поставщик и стороны

Услуга SayFIXED предоставляется:

Далее в настоящих Условиях использования — «Поставщик» или «мы».

Клиентом по договору является физическое или юридическое лицо, которое в рамках своей торговой или профессиональной деятельности управляет отелем, гостевым домом или иным объектом размещения и создаёт профиль объекта в SayFIXED. Далее оно именуется «Отель» или «Вы».

SayFIXED предлагается только для профессионального использования. Настоящие Условия использования не предназначены для договоров с потребителями, которые действуют вне своей торговой или профессиональной деятельности.

Лицо, создающее профиль отеля, заявляет, что оно является совершеннолетним, действует от имени Отеля и вправе связать его настоящими Условиями использования. Поставщик вправе запросить дополнительные данные или доказательства его представительских полномочий.

2. Предмет и сфера применения

Настоящие Условия использования регулируют отношения между Поставщиком и Отелем при использовании веб-платформы SayFIXED, доступной через say-fixed.com.

Они не регулируют отношения между Отелем и его гостями. Гость не становится стороной настоящего договора и не заключает договор с Поставщиком, когда подаёт обращение через QR-код.

К обработке персональных данных от имени Отеля применяется отдельное Соглашение об обработке персональных данных согласно ст. 28 Регламента (ЕС) 2016/679. Оно принимается вместе с настоящими Условиями использования и является неотъемлемой частью договорных отношений.

3. Услуга SayFIXED

SayFIXED — это веб-платформа, посредством которой:

• гость может сообщить о проблеме в конкретном номере или помещении с помощью индивидуального QR-кода;
• сотрудник Отеля может зарегистрировать выявленную им проблему;
• обращения могут распределяться по отделам и ответственным лицам, отслеживаться по статусу и включаться в имеющиеся отчёты;
• к обращению могут быть добавлены описание, фотографии и, по желанию, контакт для обратной связи;
• Отель может управлять номерами, пользователями, ролями, отделами и настройками в рамках имеющейся функциональности.

Гость не создаёт профиль, не устанавливает приложение и не обязан указывать имя, номер бронирования или контактные данные.

При загрузке фотографии платформа удаляет имеющиеся метаданные о местоположении и устройстве, прежде чем фотография будет сохранена.

Интерфейс для гостей и интерфейс для пользователей Отеля доступны на языках, поддерживаемых платформой.

Услуга предоставляется как программное обеспечение как услуга (SaaS). Отель не получает копию программного обеспечения, исходный код или право устанавливать платформу на собственной инфраструктуре.

4. Заявка, регистрация и заключение договора

Отправка заявки через форму на сайте представляет собой исключительно выраженное желание получить информацию или начать бесплатный пробный период. Она не влечёт заключения договора, активации пробного периода или возникновения обязанности по оплате.

После заявки Поставщик может направить ссылку для подтверждения на указанный служебный адрес электронной почты. Переход по этой ссылке подтверждает адрес электронной почты и предоставляет доступ к странице создания профиля отеля, но сам по себе не заключает договор.

Договор считается заключённым, когда лицо на странице создания профиля отеля:

• вводит запрошенные данные профиля;
• создаёт имя пользователя или использует указанный адрес электронной почты и задаёт пароль;
• отмечает отдельное, предварительно не отмеченное поле о том, что принимает настоящие Условия использования и Соглашение об обработке персональных данных;
• подтверждает, что ознакомилось с Политикой конфиденциальности; и
• нажимает кнопку создания отеля.

Пробный период начинается в момент успешного создания профиля отеля и регистрации принятия.

Поставщик хранит доказательство принятия, включая версию принятых документов, дату и время, профиль и отель, к которым относится принятие, а также необходимые технические данные для удостоверения и безопасности.

Ссылка для подтверждения действительна 72 часа. После истечения её срока может быть выдана новая ссылка.

Перед активацией платного плана Отель предоставляет полные данные лица, которое будет стороной платного договора и получателем счетов, включая юридическое наименование, регистрационный номер, адрес, страну, номер НДС, когда он применим, и адрес электронной почты для выставления счетов.

5. Бесплатный пробный период

Бесплатный пробный период предоставляется на следующих условиях:

• срок: два месяца с момента создания профиля отеля;
• объём: до 20 активных номеров в одном объекте;
• платёжная карта не требуется;
• абонентская или первоначальная плата не взимается;
• автоматический переход на платный план отсутствует;
• пробный период предоставляется однократно для одного объекта.

Поставщик вправе отказать в предоставлении пробного периода или прекратить его при установленном злоупотреблении, предоставлении недостоверных данных, повторной регистрации того же объекта с целью получения нового бесплатного периода или ином существенном нарушении.

После истечения пробного периода, если платный план не активирован:

• в день истечения прекращается подача новых обращений — как гостями через QR-коды, так и сотрудниками Отеля;
• доступ пользователей Отеля к платформе сохраняется ещё 14 календарных дней, чтобы Отель мог завершить работу по уже поданным обращениям и выгрузить свои данные;
• в этот срок Отель может активировать платный план и продолжить работу без потери данных;
• по истечении 14 дней доступ к платформе прекращается. Данные Отеля сохраняются и не удаляются автоматически.

Отель может в любое время запросить выгрузку или удаление своих данных по адресу электронной почты, указанному в разделе 18. Удаление осуществляется в срок до 30 календарных дней с момента получения запроса.

Поставщик вправе удалить данные Отеля, не имеющего действующего договора, после письменного уведомления по электронной почте и срока для реакции не короче 30 календарных дней.

Независимо от вышеизложенного, платформа автоматически применяет сроки хранения, заданные Отелем в его настройках: контактные данные гостей анонимизируются, а прикреплённые фотографии удаляются по истечении соответствующего срока. Эти сроки действуют в течение всего периода хранения, в том числе после прекращения доступа.

6. Планы и цены

Актуальные планы, цены и включённые услуги опубликованы на say-fixed.com и являются частью договора. Платный план активируется только после явного подтверждения со стороны Отеля.

Планы определяются главным образом по количеству активных номеров в одном объекте. «Активный номер» — это номер, для которого имеется активный QR-код и через который могут подаваться обращения.

За исключением случаев, когда на странице цен или в индивидуальном предложении прямо указано иное, стандартные планы не ограничивают количество обращений, пользователей и отделов.

План Small Stay предназначен для одного самостоятельного отеля, гостевого дома или иного небольшого объекта общей вместимостью до 20 номеров. Он может быть выбран напрямую, без предварительного индивидуального одобрения. План не включает специфические интеграции, разработки на заказ или услуги вне стандартной функциональности.

Если количество активных номеров превысит лимит выбранного плана, Отель обязан перейти на применимый более высокий план. Поставщик вправе ограничить активацию дополнительных номеров до изменения плана.

Специфические интеграции, разработки, печать, поставка физических материалов и иные дополнительные услуги согласовываются отдельно.

Первоначальная плата за настройку стандартного плана не взимается.

7. НДС, выставление счетов и оплата

Цены указаны в евро и без НДС, если прямо не отмечено иное. НДС начисляется тогда и в той мере, в какой это применимо согласно действующему налоговому законодательству.

Оплата производится авансом исключительно банковским переводом на основании выставленного счёта:

• для месячного плана — за соответствующий предстоящий месячный период;
• для годового плана — за весь предстоящий 12-месячный период.

Срок оплаты составляет семь календарных дней с даты счёта, если в индивидуальном предложении или счёте прямо не указан иной срок.

Счета и сообщения об оплате могут направляться в электронном виде на указанный Отелем адрес электронной почты.

При просрочке Отель уплачивает проценты в размере, установленном законом. После уведомления по электронной почте Поставщик вправе полностью или частично приостановить доступ к услуге до полной оплаты. Приостановление не освобождает Отель от обязанности уплатить уже причитающиеся суммы.

Если просрочка продолжается более 30 календарных дней, Поставщик вправе расторгнуть договор с уведомлением по электронной почте.

8. Срок, продление и расторжение

Договор на пробный период заключается на срок два месяца и не переходит автоматически в платный договор.

Месячный платный план заключается на один месяц и продлевается автоматически на последующие одномесячные периоды до его расторжения.

Годовой платный план заключается на 12 месяцев и продлевается автоматически на последующие 12-месячные периоды, если только одна из сторон не направит уведомление не менее чем за 30 календарных дней до окончания текущего годового периода.

Каждая сторона может расторгнуть месячный план с уведомлением за 30 дней. Расторжение вступает в силу по истечении срока уведомления, но не ранее окончания уже оплаченного периода.

Отель может расторгнуть годовой план до его истечения, однако предоплаченные суммы не возвращаются, за исключением случаев, когда расторжение вызвано существенным нарушением со стороны Поставщика, которое не устранено в разумный срок после письменного уведомления.

Поставщик может расторгнуть платный план с уведомлением за 30 дней. Если расторжение не вызвано нарушением со стороны Отеля, Поставщик возвращает пропорциональную часть предоплаченного вознаграждения за период после расторжения.

Каждая сторона может расторгнуть договор незамедлительно при существенном нарушении другой стороной, которое не устранено в семидневный срок после письменного уведомления. Срок для устранения не требуется, когда нарушение создаёт непосредственный риск для безопасности, для прав третьих лиц или для работы платформы, а также когда оно по своему характеру не может быть устранено.

После расторжения платного договора применяется режим, описанный в разделе 5: подача новых обращений прекращается в день расторжения, доступ пользователей сохраняется ещё 14 календарных дней для завершения работы и выгрузки данных, после чего прекращается. Данные сохраняются и удаляются по запросу Отеля или в порядке раздела 5.

9. Обязанности Отеля

Отель обязуется:

• предоставлять достоверные данные и поддерживать их в актуальном состоянии;
• использовать платформу исключительно для своей торговой или профессиональной деятельности;
• обеспечивать сохранность идентификационных данных и паролей своих пользователей;
• не допускать использования индивидуальных пользовательских профилей совместно разными лицами;
• своевременно деактивировать пользователей, которые больше не работают у него или не должны иметь доступ;
• определять надлежащие роли и права доступа;
• размещать и использовать QR-коды только для номеров и помещений в объекте, которым он управляет;
• не размещать QR-коды способом, создающим неоправданный риск злоупотребления;
• обрабатывать обращения и данные гостей законно и в соответствии с собственной политикой конфиденциальности;
• предоставлять гостям необходимую информацию об обработке их персональных данных;
• не вводить и не поощрять ввод специальных категорий персональных данных, данных о здоровье, документов, удостоверяющих личность, платёжных данных или иной информации, которая не является необходимой для обработки обращения о проблеме;
• не использовать платформу в качестве системы экстренного вызова, охраны, пожарной безопасности, медицинской помощи или иной деятельности по спасению жизни;
• самостоятельно и своевременно реагировать на обращения в зависимости от характера проблемы и своей внутренней организации.

Отель отвечает за действия своих пользователей как за собственные действия.

Отметка обращения как «срочного» или «неотложного» не является гарантией реакции со стороны Поставщика и не заменяет телефон 112, аварийную службу, техническую поддержку, охрану или иной подходящий канал.

10. Недопустимое использование и ограничение доступа

Не допускается:

• доступ или попытка доступа к профилям и данным другого отеля;
• обход ограничений, проверок или механизмов безопасности;
• автоматизированная нагрузка, сканирование или иная деятельность, которая ставит под угрозу работу платформы;
• обратный инжиниринг, декомпиляция, копирование, перепродажа или предоставление услуги третьим лицам вне разрешённого использования;
• загрузка или хранение незаконного, оскорбительного, угрожающего, вводящего в заблуждение или не связанного с обращениями содержания;
• использование услуги для рассылки спама, преследования, мошенничества или сбора данных без правового основания;
• использование платформы в целях, отличных от управления обращениями и проблемами в объекте.

Поставщик вправе удалить конкретное содержание, ограничить функциональность или приостановить доступ, когда это необходимо для безопасности, для исполнения законной обязанности, для защиты третьих лиц или для предотвращения существенного нарушения.

Когда риск не требует немедленной реакции, Поставщик уведомляет Отель и предоставляет разумный срок для устранения нарушения. Доступ может быть восстановлен после его устранения.

11. Персональные данные

В отношении персональных данных, содержащихся в обращениях гостей и сотрудников, а также в отношении пользовательских профилей, созданных Отелем:

• Отель является оператором персональных данных и определяет цели, правовые основания, права доступа и сроки хранения;
• Поставщик является обработчиком персональных данных и действует по документированным указаниям Отеля;
• отношения подробно урегулированы в отдельном Соглашении об обработке персональных данных.

В отношении данных, собираемых через публичный сайт, форму заявки, договорную и связанную со счетами переписку, доказательства принятия и собственные журналы безопасности, Поставщик может выступать самостоятельным оператором согласно Политике конфиденциальности и применимому праву.

Платформа осуществляет автоматизированное удаление контактных данных гостей в соответствии с настройками Отеля и технически допустимыми периодами в системе.

Отель не должен давать Поставщику указания осуществлять обработку, которая нарушает применимое право.

12. Данные Отеля, выгрузка и удаление

Отель сохраняет права и контроль над данными, которые он, его пользователи и гости вводят в систему.

Отель предоставляет Поставщику ограниченное право хранить, обрабатывать, копировать и технически преобразовывать эти данные исключительно в той мере, в какой это необходимо для предоставления, поддержания и защиты услуги согласно договору и Соглашению об обработке персональных данных.

В течение действия договора Отель может использовать имеющиеся средства выгрузки или запросить выгрузку своих данных в общеупотребимом машиночитаемом формате, в той мере, в какой соответствующие данные и форматы поддерживаются платформой.

После истечения или расторжения:

• подача новых обращений прекращается в день истечения или расторжения;
• пользователи Отеля сохраняют доступ для просмотра и выгрузки в течение 14 календарных дней;
• по истечении этого срока доступ к платформе прекращается, а данные сохраняются;
• удаление осуществляется по запросу Отеля в срок до 30 календарных дней или в порядке раздела 5.

Удаление охватывает активную систему. Копии, оставшиеся в резервных архивах, исчезают в рамках обычного цикла архивирования.

Договорные, бухгалтерские, платёжные, аудиторские и доказательственные записи могут храниться отдельно в течение применимых законных сроков или для установления, осуществления и защиты правовых требований.

13. Доступность, поддержка и изменения в услуге

Поставщик проявляет должную заботу о том, чтобы услуга была доступной и защищённой, однако не гарантирует непрерывную работу, отсутствие ошибок или совместимость с любым устройством, браузером, сетью или внешней услугой.

Обязательства в отношении конкретного процента доступности, времени реакции или времени устранения проблемы не принимаются, если только они прямо не согласованы в отдельном письменном соглашении.

Стандартная поддержка предоставляется через контактные каналы, опубликованные на сайте. Публикация телефона или адреса электронной почты не является гарантией немедленного ответа.

Возможны плановые и внеплановые перерывы для обслуживания, безопасности, обновления или устранения проблем. Когда это практически возможно, Отель уведомляется заранее о плановых перерывах, имеющих существенное влияние.

Поставщик может развивать и изменять платформу, включая её дизайн, организацию и техническую реализацию. Об изменении, которое устраняет существенную стандартную функциональность, Отель уведомляется заранее, за исключением случаев, когда изменение необходимо незамедлительно в силу законного требования или риска для безопасности.

14. Ответственность

SayFIXED — это инструмент для приёма, распределения и отслеживания обращений. Платформа не устраняет проблемы, не осуществляет техническое обслуживание объекта, не следит за тем, отреагировали ли сотрудники, и не заменяет организацию, персонал, процедуры или контроль Отеля.

Отель несёт полную ответственность за:

• рассмотрение обращений и реакцию на них;
• техническую исправность и безопасность объекта;
• действия и бездействия своих сотрудников и подрядчиков;
• отношения, коммуникацию и возможные претензии гостей;
• решения, принятые на основании информации в платформе.

В максимальной степени, допустимой применимым правом, Поставщик не несёт ответственности за прямые или косвенные убытки, упущенную выгоду, потерю доходов, перерыв в деятельности, ущерб репутации, потерю или повреждение данных, претензии гостей или иные последствия, связанные с использованием или невозможностью использования SayFIXED.

Поставщик не несёт ответственности за последствия, вызванные:

• неправильной настройкой или использованием со стороны Отеля;
• неактуальными или недостоверными данными;
• переданными третьим лицам или скомпрометированными паролями и QR-кодами;
• действиями гостей, сотрудников или третьих лиц;
• проблемами интернет-соединения, устройств, браузеров или внешних поставщиков;
• несоблюдением настоящих Условий использования или указаний по использованию.

Ничто в настоящем разделе не исключает и не ограничивает ответственность, которая не может быть исключена или ограничена в силу императивной нормы закона, включая ответственность за умысел или грубую неосторожность.

15. Интеллектуальная собственность

Платформа, исходный код, дизайн, базы данных, документация, наименование и знаки SayFIXED и все связанные права принадлежат Поставщику или соответствующим правообладателям.

На срок действия договора Отель получает ограниченное, неисключительное, непередаваемое и отзывное право использовать платформу для собственной деятельности и для объектов, включённых в соответствующий план.

Права на программное обеспечение, товарный знак или иные объекты интеллектуальной собственности не передаются.

Отель гарантирует, что обладает необходимыми правами на предоставленные им наименования, логотипы, фотографии и иные материалы. Он предоставляет Поставщику ограниченное право использовать их для настройки платформы и для создания материалов и QR-кодов для соответствующего объекта.

Использование наименования или логотипа Отеля в качестве публичной клиентской референции или в рекламе осуществляется только после отдельного согласия.

16. Изменения Условий использования и цен

Поставщик может изменять Условия использования при изменении услуги, коммерческой модели, используемых поставщиков или применимого законодательства.

О существенных изменениях Отель уведомляется по электронной почте не менее чем за 30 календарных дней до их вступления в силу. Если Отель не согласен, он может расторгнуть договор до даты вступления изменений в силу.

Изменения, обусловленные законом, обязательным указанием компетентного органа или непосредственным риском для безопасности, могут вступить в силу в более короткий срок. Отель уведомляется в кратчайший возможный срок.

Новые цены применяются:

• для месячного плана — не ранее чем через 30 дней после уведомления;
• для годового плана — со следующего годового периода, если стороны прямо не договорятся об ином.

Актуальная версия публикуется на say-fixed.com с указанием даты и номера версии.

17. Применимое право, споры и уведомления

К договору и настоящим Условиям использования применяется законодательство Республики Болгария.

Стороны предпринимают добросовестные усилия для разрешения возникшего спора путём переговоров. Если согласие не достигнуто, спор передаётся на разрешение компетентного болгарского суда согласно применимым процессуальным правилам.

Сообщения между сторонами могут направляться на адреса электронной почты, указанные в профиле и в разделе 18. Отель обязан поддерживать актуальный адрес электронной почты для связи и выставления счетов.

Если отдельное положение будет признано недействительным или неприменимым, это не затрагивает действие остальных положений. Стороны заменяют его допустимым положением, которое в наибольшей степени достигает его первоначальной цели.

Условия использования публикуются на болгарском, английском, немецком, французском, итальянском, испанском и русском языках. При расхождении переводов преимущественную силу имеет болгарская версия.

18. Контакты