Conditions générales d’utilisation de SayFIXED

1. Prestataire et parties

Le service SayFIXED est fourni par :

Ci-après dénommé, dans les présentes Conditions générales, « le Prestataire » ou « nous ».

Le client au titre du contrat est la personne physique ou morale qui, dans le cadre de son activité commerciale ou professionnelle, exploite un hôtel, une maison d’hôtes ou un autre établissement d’hébergement et crée un profil de l’établissement dans SayFIXED. Elle est ci-après dénommée « l’Hôtel » ou « Vous ».

SayFIXED n’est proposé que pour un usage professionnel. Les présentes Conditions générales ne sont pas destinées aux contrats conclus avec des consommateurs agissant en dehors de leur activité commerciale ou professionnelle.

La personne qui crée le profil de l’hôtel déclare être majeure, agir au nom de l’Hôtel et avoir le droit de l’engager par les présentes Conditions générales. Le Prestataire peut demander des données ou des preuves complémentaires concernant son pouvoir de représentation.

2. Objet et champ d’application

Les présentes Conditions générales régissent les relations entre le Prestataire et l’Hôtel dans le cadre de l’utilisation de la plateforme web SayFIXED, accessible via say-fixed.com.

Elles ne régissent pas les relations entre l’Hôtel et ses hôtes. L’hôte ne devient pas partie au présent contrat et ne conclut pas de contrat avec le Prestataire lorsqu’il soumet un signalement au moyen d’un QR code.

Le traitement des données à caractère personnel pour le compte de l’Hôtel est régi par un Accord de sous-traitance des données à caractère personnel distinct, conclu au titre de l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679. Il est accepté conjointement avec les présentes Conditions générales et fait partie intégrante des relations contractuelles.

3. Le service SayFIXED

SayFIXED est une plateforme web au moyen de laquelle :

• un hôte peut signaler un problème dans une chambre ou un espace déterminé au moyen d’un QR code individuel ;
• un employé de l’Hôtel peut enregistrer un problème qu’il a constaté ;
• les signalements peuvent être répartis entre les services et les responsables, suivis par statut et intégrés aux rapports disponibles ;
• une description, des photos et, facultativement, un contact pour le retour d’information peuvent être ajoutés au signalement ;
• l’Hôtel peut gérer les chambres, les utilisateurs, les rôles, les services et les paramètres dans les limites des fonctionnalités disponibles.

L’hôte ne crée pas de profil, n’installe pas d’application et n’est pas tenu d’indiquer son nom, son numéro de réservation ou ses coordonnées.

Lors du téléversement d’une photo, la plateforme supprime les métadonnées de localisation et d’appareil présentes avant que la photo ne soit conservée.

L’interface destinée aux hôtes et l’interface destinée aux utilisateurs de l’Hôtel sont disponibles dans les langues prises en charge par la plateforme.

Le service est fourni sous forme de logiciel en tant que service (SaaS). L’Hôtel ne reçoit ni copie du logiciel, ni code source, ni droit d’installer la plateforme sur sa propre infrastructure.

4. Demande, inscription et conclusion du contrat

L’envoi d’une demande au moyen du formulaire du site constitue uniquement l’expression du souhait d’obtenir des informations ou de commencer une période d’essai gratuite. Il n’entraîne ni la conclusion d’un contrat, ni l’activation de la période d’essai, ni la naissance d’une obligation de paiement.

Après la demande, le Prestataire peut envoyer un lien de confirmation à l’adresse électronique professionnelle indiquée. Le fait de cliquer sur ce lien confirme l’adresse électronique et donne accès à la page de création du profil de l’hôtel, mais ne conclut pas en soi de contrat.

Le contrat est conclu lorsque la personne se trouvant sur la page de création du profil de l’hôtel :

• saisit les données requises pour le profil ;
• crée un nom d’utilisateur ou utilise l’adresse électronique indiquée et définit un mot de passe ;
• coche une case distincte, non cochée au préalable, indiquant qu’elle accepte les présentes Conditions générales et l’Accord de sous-traitance des données à caractère personnel ;
• confirme avoir pris connaissance de la Politique de confidentialité ; et
• clique sur le bouton de création de l’hôtel.

La période d’essai commence au moment de la création réussie du profil de l’hôtel et de l’enregistrement de l’acceptation.

Le Prestataire conserve la preuve de l’acceptation, y compris la version des documents acceptés, la date et l’heure, le profil et l’hôtel auxquels l’acceptation se rapporte, ainsi que les données techniques nécessaires à l’authentification et à la sécurité.

Le lien de confirmation est valable 72 heures. Après son expiration, un nouveau lien peut être émis.

Avant l’activation d’un plan payant, l’Hôtel fournit les données complètes de la personne qui sera partie au contrat payant et destinataire des factures, y compris la dénomination sociale, le numéro d’immatriculation, l’adresse, le pays, le numéro de TVA lorsqu’il est applicable, et l’adresse électronique de facturation.

5. Période d’essai gratuite

La période d’essai gratuite est accordée aux conditions suivantes :

• durée : deux mois à compter de la création du profil de l’hôtel ;
• portée : jusqu’à 20 chambres actives dans un seul établissement ;
• aucune carte de paiement n’est exigée ;
• aucune redevance d’abonnement ni frais initiaux ne sont dus ;
• il n’y a pas de passage automatique à un plan payant ;
• la période d’essai est accordée une seule fois pour un même établissement.

Le Prestataire peut refuser ou mettre fin à la période d’essai en cas d’abus constaté, de données inexactes fournies, de nouvelle inscription du même établissement en vue d’obtenir une nouvelle période gratuite ou de toute autre violation substantielle.

Après l’expiration de la période d’essai, si aucun plan payant n’a été activé :

• le jour de l’expiration, la soumission de nouveaux signalements est suspendue, tant par les hôtes au moyen des QR codes que par les employés de l’Hôtel ;
• l’accès des utilisateurs de l’Hôtel à la plateforme est maintenu pendant 14 jours calendaires supplémentaires, afin que l’Hôtel puisse achever le traitement des signalements déjà soumis et exporter ses données ;
• pendant ce délai, l’Hôtel peut activer un plan payant et poursuivre son activité sans perte de données ;
• à l’expiration des 14 jours, l’accès à la plateforme prend fin. Les données de l’Hôtel sont conservées et ne sont pas effacées automatiquement.

L’Hôtel peut à tout moment demander l’exportation ou l’effacement de ses données à l’adresse électronique indiquée à la section 18. L’effacement est effectué dans un délai maximal de 30 jours calendaires à compter de la réception de la demande.

Le Prestataire peut effacer les données d’un Hôtel ne disposant pas d’un contrat en vigueur, après notification écrite par courrier électronique et un délai de réaction non inférieur à 30 jours calendaires.

Nonobstant ce qui précède, la plateforme applique automatiquement les durées de conservation définies par l’Hôtel dans ses paramètres : les coordonnées des hôtes sont anonymisées et les photos jointes sont supprimées à l’expiration du délai correspondant. Ces délais s’appliquent pendant toute la période de conservation, y compris après la cessation de l’accès.

6. Plans et tarifs

Les plans, tarifs et services inclus en vigueur sont publiés sur say-fixed.com et font partie du contrat. Un plan payant n’est activé qu’après confirmation expresse de l’Hôtel.

Les plans sont déterminés principalement en fonction du nombre de chambres actives dans un même établissement. Une « chambre active » est une chambre pour laquelle il existe un QR code actif et au moyen de laquelle des signalements peuvent être soumis.

Sauf mention expresse contraire sur la page des tarifs ou dans une offre individuelle, les plans standard ne limitent pas le nombre de signalements, d’utilisateurs et de services.

Le plan Small Stay est destiné à un hôtel indépendant, une maison d’hôtes ou un autre petit établissement d’une capacité totale allant jusqu’à 20 chambres. Il peut être choisi directement, sans approbation individuelle préalable. Le plan ne comprend pas d’intégrations spécifiques, de développements sur mesure ni de services allant au-delà des fonctionnalités standard.

Si le nombre de chambres actives dépasse la limite du plan choisi, l’Hôtel doit passer à un plan supérieur applicable. Le Prestataire peut restreindre l’activation de chambres supplémentaires tant que le plan n’a pas été modifié.

Les intégrations spécifiques, les développements, l’impression, la livraison de supports physiques et les autres services complémentaires font l’objet d’accords distincts.

Aucuns frais initiaux de configuration ne sont facturés pour un plan standard.

7. TVA, facturation et paiement

Les prix sont exprimés en euros et s’entendent hors TVA, sauf mention expresse contraire. La TVA est facturée lorsque et dans la mesure où elle est applicable conformément à la législation fiscale en vigueur.

Le paiement est effectué d’avance, exclusivement par virement bancaire, sur la base d’une facture émise :

• pour un plan mensuel — pour la période mensuelle à venir correspondante ;
• pour un plan annuel — pour l’intégralité de la période de 12 mois à venir.

Le délai de paiement est de sept jours calendaires à compter de la date de la facture, sauf si un autre délai est expressément indiqué dans une offre individuelle ou sur la facture.

Les factures et les avis de paiement peuvent être envoyés par voie électronique à l’adresse électronique indiquée par l’Hôtel.

En cas de retard, l’Hôtel doit l’intérêt légal. Après notification par courrier électronique, le Prestataire peut suspendre totalement ou partiellement l’accès au service jusqu’au paiement intégral. La suspension ne libère pas l’Hôtel de l’obligation de payer les sommes déjà dues.

Si le retard se prolonge au-delà de 30 jours calendaires, le Prestataire peut résilier le contrat par notification adressée par courrier électronique.

8. Durée, reconduction et résiliation

Le contrat portant sur la période d’essai a une durée de deux mois et ne se transforme pas automatiquement en contrat payant.

Le plan payant mensuel est conclu pour un mois et est reconduit automatiquement pour des périodes successives d’un mois jusqu’à sa résiliation.

Le plan payant annuel est conclu pour 12 mois et est reconduit automatiquement pour des périodes successives de 12 mois, sauf si l’une des parties adresse un préavis au moins 30 jours calendaires avant la fin de la période annuelle en cours.

Chaque partie peut résilier un plan mensuel moyennant un préavis de 30 jours. La résiliation prend effet à l’expiration du préavis, mais au plus tôt à la fin de la période déjà payée.

L’Hôtel peut résilier un plan annuel avant son expiration, mais les sommes prépayées ne sont pas remboursées, sauf si la résiliation est due à une violation substantielle du Prestataire à laquelle il n’a pas été remédié dans un délai raisonnable après notification écrite.

Le Prestataire peut résilier un plan payant moyennant un préavis de 30 jours. Si la résiliation n’est pas due à une violation de l’Hôtel, le Prestataire rembourse la part proportionnelle de la rémunération prépayée correspondant à la période postérieure à la résiliation.

Chaque partie peut résilier le contrat avec effet immédiat en cas de violation substantielle de l’autre partie à laquelle il n’a pas été remédié dans un délai de sept jours après notification écrite. Aucun délai de remédiation n’est requis lorsque la violation crée un risque immédiat pour la sécurité, pour les droits de tiers ou pour le fonctionnement de la plateforme, ainsi que lorsque, par sa nature, il ne peut pas y être remédié.

Après la résiliation d’un contrat payant, le régime décrit à la section 5 s’applique : la soumission de nouveaux signalements est suspendue le jour de la résiliation, l’accès des utilisateurs est maintenu pendant 14 jours calendaires supplémentaires afin d’achever les travaux en cours et d’exporter les données, puis il prend fin. Les données sont conservées et effacées à la demande de l’Hôtel ou selon les modalités prévues à la section 5.

9. Obligations de l’Hôtel

L’Hôtel s’engage :

• à fournir des données exactes et à les maintenir à jour ;
• à utiliser la plateforme uniquement pour son activité commerciale ou professionnelle ;
• à protéger les identifiants et les mots de passe de ses utilisateurs ;
• à ne pas partager des comptes d’utilisateur individuels entre différentes personnes ;
• à désactiver en temps utile les utilisateurs qui ne travaillent plus pour lui ou qui ne doivent plus avoir accès ;
• à définir des rôles et des droits d’accès appropriés ;
• à apposer et à utiliser les QR codes uniquement pour les chambres et les espaces d’un établissement qu’il exploite ;
• à ne pas publier les QR codes d’une manière créant un risque d’abus injustifié ;
• à traiter les signalements et les données des hôtes de manière licite et conformément à sa propre politique de confidentialité ;
• à fournir aux hôtes les informations nécessaires concernant le traitement de leurs données à caractère personnel ;
• à ne pas saisir et à ne pas encourager la saisie de catégories particulières de données à caractère personnel, de données de santé, de documents d’identité, de données de paiement ou de toute autre information non nécessaire au traitement d’un signalement de problème ;
• à ne pas utiliser la plateforme comme système d’appels d’urgence, de sûreté, de sécurité incendie, de secours médical ou d’autres activités de sauvetage ;
• à réagir de manière autonome et en temps utile aux signalements, selon la nature du problème et sa propre organisation interne.

L’Hôtel répond des actes de ses utilisateurs comme de ses propres actes.

Le fait de marquer un signalement comme « urgent » ou « impératif » ne constitue pas une garantie de réaction de la part du Prestataire et ne remplace ni le 112, ni un service d’urgence, ni une assistance technique, ni un service de sûreté, ni tout autre canal approprié.

10. Usage interdit et limitation de l’accès

Il est interdit :

• d’accéder ou de tenter d’accéder aux comptes et aux données d’un autre hôtel ;
• de contourner des restrictions, des vérifications ou des mécanismes de sécurité ;
• de générer une charge automatisée, de procéder à des analyses automatisées ou d’exercer toute autre activité mettant en péril le fonctionnement de la plateforme ;
• de procéder à de l’ingénierie inverse, de décompiler, de copier, de revendre ou de mettre le service à la disposition de tiers en dehors de l’usage autorisé ;
• de téléverser ou de conserver des contenus illicites, injurieux, menaçants, trompeurs ou sans rapport avec les signalements ;
• d’utiliser le service à des fins de spam, de harcèlement, de fraude ou de collecte de données sans base légale ;
• d’utiliser la plateforme à des fins autres que la gestion des signalements et des problèmes au sein de l’établissement.

Le Prestataire peut supprimer un contenu déterminé, restreindre des fonctionnalités ou suspendre l’accès lorsque cela est nécessaire à la sécurité, à l’exécution d’une obligation légale, à la protection de tiers ou à la prévention d’une violation substantielle.

Lorsque le risque n’exige pas une réaction immédiate, le Prestataire en informe l’Hôtel et lui accorde un délai raisonnable pour remédier à la violation. L’accès peut être rétabli après qu’il y a été remédié.

11. Données à caractère personnel

Pour les données à caractère personnel contenues dans les signalements des hôtes et des employés, ainsi que pour les comptes d’utilisateur créés par l’Hôtel :

• l’Hôtel est le responsable du traitement des données à caractère personnel et détermine les finalités, les bases légales, les droits d’accès et les durées de conservation ;
• le Prestataire est le sous-traitant des données à caractère personnel et agit sur instructions documentées de l’Hôtel ;
• les relations sont régies en détail par l’Accord de sous-traitance des données à caractère personnel distinct.

Pour les données collectées via le site public, le formulaire de demande, la communication contractuelle et de facturation, les preuves d’acceptation et ses propres journaux de sécurité, le Prestataire peut être responsable du traitement autonome, conformément à la Politique de confidentialité et au droit applicable.

La plateforme procède à l’effacement automatisé des coordonnées des hôtes selon les paramètres de l’Hôtel et les périodes techniquement admissibles dans le système.

L’Hôtel ne doit pas donner au Prestataire l’instruction d’effectuer un traitement contraire au droit applicable.

12. Données de l’Hôtel, exportation et effacement

L’Hôtel conserve les droits et le contrôle sur les données que lui-même, ses utilisateurs et les hôtes saisissent dans le système.

L’Hôtel accorde au Prestataire un droit limité de conserver, traiter, copier et transformer techniquement ces données, uniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture, à la maintenance et à la protection du service conformément au contrat et à l’Accord de sous-traitance des données à caractère personnel.

Pendant la durée du contrat en vigueur, l’Hôtel peut utiliser les moyens disponibles pour exporter ses données ou en demander l’exportation dans un format couramment utilisé et lisible par machine, dans la mesure où les données et les formats concernés sont pris en charge par la plateforme.

Après l’expiration ou la résiliation :

• la soumission de nouveaux signalements est suspendue le jour de l’expiration ou de la résiliation ;
• les utilisateurs de l’Hôtel conservent un accès en consultation et en exportation pendant 14 jours calendaires ;
• à l’issue de ce délai, l’accès à la plateforme prend fin et les données sont conservées ;
• l’effacement est effectué à la demande de l’Hôtel dans un délai maximal de 30 jours calendaires ou selon les modalités prévues à la section 5.

L’effacement porte sur le système actif. Les copies subsistant dans les sauvegardes disparaissent au cours du cycle habituel d’archivage.

Les enregistrements contractuels, comptables, de paiement, d’audit et de preuve peuvent être conservés séparément pendant les délais légaux applicables ou aux fins de la constatation, de l’exercice et de la défense de droits en justice.

13. Disponibilité, assistance et modifications du service

Le Prestataire apporte le soin requis pour que le service soit disponible et sécurisé, mais ne garantit ni un fonctionnement ininterrompu, ni l’absence d’erreurs, ni la compatibilité avec tout appareil, navigateur, réseau ou service externe.

Aucun engagement n’est pris quant à un taux de disponibilité déterminé, à un délai de réaction ou à un délai de résolution d’un problème, sauf si un tel engagement est expressément convenu dans un accord écrit distinct.

L’assistance standard est fournie par les canaux de contact publiés sur le site. La publication d’un numéro de téléphone ou d’une adresse électronique ne constitue pas une garantie de réponse immédiate.

Des interruptions planifiées et non planifiées sont possibles à des fins de maintenance, de sécurité, de mise à jour ou de résolution de problèmes. Lorsque cela est matériellement possible, l’Hôtel est informé à l’avance des interruptions planifiées ayant une incidence substantielle.

Le Prestataire peut faire évoluer et modifier la plateforme, y compris sa conception, son organisation et sa réalisation technique. En cas de modification supprimant une fonctionnalité standard essentielle, l’Hôtel en est informé à l’avance, sauf lorsque la modification est nécessaire immédiatement en raison d’une exigence légale ou d’un risque pour la sécurité.

14. Responsabilité

SayFIXED est un outil de réception, de répartition et de suivi des signalements. La plateforme ne résout pas les problèmes, n’assure pas la maintenance technique de l’établissement, ne vérifie pas si les employés ont réagi et ne remplace ni l’organisation, ni le personnel, ni les procédures, ni le contrôle de l’Hôtel.

L’Hôtel assume l’entière responsabilité :

• de l’examen des signalements et de la réaction à ceux-ci ;
• du bon état technique et de la sécurité de l’établissement ;
• des actes et omissions de ses employés et de ses sous-traitants ;
• des relations, de la communication et des éventuelles réclamations des hôtes ;
• des décisions prises sur la base des informations figurant dans la plateforme.

Dans toute la mesure permise par le droit applicable, le Prestataire n’est pas responsable des dommages directs ou indirects, du manque à gagner, de la perte de revenus, de l’interruption d’activité, de l’atteinte à la réputation, de la perte ou de l’altération de données, des réclamations des hôtes ou d’autres conséquences liées à l’utilisation ou à l’impossibilité d’utiliser SayFIXED.

Le Prestataire n’est pas responsable des conséquences causées par :

• une configuration ou une utilisation incorrecte par l’Hôtel ;
• des données obsolètes ou inexactes ;
• des mots de passe et des QR codes partagés ou compromis ;
• les actes des hôtes, des employés ou de tiers ;
• des problèmes de connexion internet, d’appareils, de navigateurs ou de fournisseurs externes ;
• le non-respect des présentes Conditions générales ou des instructions d’utilisation.

Rien dans la présente section n’exclut ni ne limite une responsabilité qui ne peut pas être exclue ou limitée en vertu d’une disposition légale impérative, y compris la responsabilité pour faute intentionnelle ou faute lourde.

15. Propriété intellectuelle

La plateforme, le code source, la conception, les bases de données, la documentation, la dénomination et les signes SayFIXED ainsi que tous les droits y afférents appartiennent au Prestataire ou aux titulaires de droits concernés.

Pour la durée du contrat, l’Hôtel obtient un droit limité, non exclusif, non transférable et révocable d’utiliser la plateforme pour sa propre activité et pour les établissements inclus dans le plan correspondant.

Aucun droit sur le logiciel, la marque ou d’autres objets de propriété intellectuelle n’est transféré.

L’Hôtel garantit qu’il détient les droits nécessaires sur les dénominations, logos, photos et autres matériels qu’il fournit. Il accorde au Prestataire un droit limité de les utiliser pour configurer la plateforme et pour créer des matériels et des QR codes destinés à l’établissement concerné.

L’utilisation du nom ou du logo de l’Hôtel comme référence client publique ou à des fins publicitaires n’intervient qu’après un accord distinct.

16. Modifications des Conditions générales et des tarifs

Le Prestataire peut modifier les Conditions générales en cas de modification du service, du modèle commercial, des fournisseurs utilisés ou de la législation applicable.

En cas de modifications substantielles, l’Hôtel en est informé par courrier électronique au moins 30 jours calendaires avant leur entrée en vigueur. S’il n’est pas d’accord, l’Hôtel peut résilier le contrat jusqu’à la date d’entrée en vigueur des modifications.

Les modifications imposées par la loi, par une instruction contraignante d’une autorité compétente ou par un risque immédiat pour la sécurité peuvent entrer en vigueur dans un délai plus court. L’Hôtel en est informé dans les meilleurs délais.

Les nouveaux tarifs s’appliquent :

• pour un plan mensuel — au plus tôt 30 jours après la notification ;
• pour un plan annuel — à compter de la période annuelle suivante, sauf convention expresse contraire des parties.

La version en vigueur est publiée sur say-fixed.com avec la date et le numéro de la version.

17. Droit applicable, litiges et communications

Le contrat et les présentes Conditions générales sont régis par la législation de la République de Bulgarie.

Les parties s’efforcent de bonne foi de résoudre par la négociation tout litige survenu. À défaut d’accord, le litige est soumis pour règlement au tribunal bulgare compétent conformément aux règles de procédure applicables.

Les communications entre les parties peuvent être adressées aux adresses électroniques indiquées dans le profil et à la section 18. L’Hôtel est tenu de maintenir à jour une adresse électronique de contact et de facturation.

Si une disposition particulière est déclarée nulle ou inapplicable, cela n’affecte pas la validité des autres dispositions. Les parties la remplacent par une disposition admissible qui atteint dans la plus large mesure possible son objectif initial.

Les Conditions générales sont publiées en langues bulgare, anglaise, allemande, française, italienne, espagnole et russe. En cas de divergence entre les traductions, la version bulgare prévaut.

18. Contact